회의록의 예

회의 회의록은 지난 주 간사 회의에서 말한 내용에 대한 속임수가 아닙니다. 회의록은 회사의 이사회 또는 정부 기관의 리더십의 공식 행동을 나타내는 정식 법률 문서 일 수 있습니다. 회의록은 비즈니스 및 정부 활동에 대한 공식 기록이기 때문에 효과적으로 개발해야합니다. 종이에 메모를 손으로 쓸 경우 미리 인쇄 된 양식이 있으면 어디에서나 적절한 정보를 넣을 수 있습니다. 회의 중에 랩톱이나 전자 필기장을 사용할 경우 컴퓨터 양식을 만들 수도 있습니다.

헤더 정보

회의록에는 회의 날짜와 장소의 헤더가 포함됩니다. 헤더는 현재 참석 한 사람과 출석 면제를받은 사람을 기록하며, 일반적으로 회의의 감리관 및 기록 비서로 봉사 한 사람을 식별합니다.

화상 회의와 같은 여러 장소에서 동시에 발생하는 회의는 일반적으로 위치에 따라 출석을 기록합니다.

예 : "A-1 회사 이사회 회의록 2017 년 5 월 4 일 본부 집행 이사회 회의실

Robert Johnson, 회장 & Kyle McGregor, 기록 비서

현재 : R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

입문 자료

회의록은 회의 진행자가 회의에 초대 한 정확한 시간으로 시작됩니다. 대부분의 회의에서 의제의 첫 번째 항목에는 총재 소개, 총재 보좌역의 발언 및 전 회의록의 승인이 포함됩니다.

감리 역원의 발언 중에 제공되는 주요 포인트를 포착하십시오. 회원들이 이전 회의록에 대한 수정안을 제출 한 경우 변경 사항을 정확하게 기록하십시오.

예 : "존슨 씨는 오후 2시 46 분에 회의를 열었습니다. 비공식적 인 소개가 있은 후 존슨은 그의 고양이가 최근 새끼 고양이 6 마리를 낳았다 고 발표했습니다. 호손 씨의 동의로 7 월 회의록은 만장 일치로 채택되었습니다. 15 단락의 '트럭'이라는 단어가 '세미 트랙터'라는 단어로 바뀌 었음을 제외하고는

동의 의제

각 회의는 구조가 다르지만 정식 회의 (특히 정부 조직)는 대개 투표를 필요로하지 않는 일련의 보고서 및 성명서 인 "동의 의제"로 시작합니다. 동의 의제에는 종종 서신, 위원회의 보고서 및 기타 정보 제공 전용 자료가 포함됩니다.

동의 의제 중에 논의 된 각 항목에 대한 주요 요점을 기록하고 공개 토론에서 회원들이 제공하는 대화의 주제 및 주요 의견을 식별하십시오.

예 : "Smith 여사는 11 월 4 일 XYZ Manufacturing Company로부터 편지를 읽었습니다.이 편지는 운송 부문의 전문성을 높이 평가하여 제품 인도를 촉진했다고 칭찬했습니다. Perez는 운송 부문을 대표하여 XYZ는 상세한 경로 안내를 제공하는 우수한 업무를 수행했습니다. "

비즈니스 어젠다

비즈니스 아젠다는 다양한 조치 항목에 대해 회원들이 토론하고 투표하는 회의의 일부입니다.

공식적인 회의록의 경우, 총무는 투표에 회부 된 실제 동의와 그 투표에 대해 투표 한 사람을 포함하여 실제 투표 집계표를 작성해야합니다. 일반적으로 총무는 또한 말한 각 회원이 작성한 주요 요점을 포함하여 토론 요약을 캡처합니다.

기술적으로 "기권하는"투표와 같은 것은 없습니다. 기권한다는 것은 전혀 투표하지 않는 것을 의미합니다. 자신이 호의적이지 않거나 사안에 반대하지 않는다는 것을 기록하고자하는 사람들은 대신 "현재"를 투표해야합니다.

예 : 존슨 (Johnson)은 ABC 위젯 (ABC Widgets)의 인보이스에 21, 434.87 달러에 대한 토론을 시작했으며, 지난 주 재무위원회에서 인보이스를 승인했다고 하 토야마 (Hamoyama)는 ABC 위젯에 대한 지속적인 작업을 지원한다고 밝혔다. 하포 야마, 샌본, 마이클스, 스미스가 4-2 대승을 거뒀고 페레즈와 클락도 반대했다.