MS Access 보고서를 Excel 파일로 생성하는 방법

Microsoft Access는 전문적이고 엔터프라이즈 버전의 Microsoft Office와 함께 제공되는 강력한 관계형 데이터베이스 응용 프로그램입니다. 전 세계 수 많은 기업들이 Access 데이터베이스를 사용하여 내부 재고, 회계 및 기타 생산성 중심 애플리케이션에 전력을 공급합니다. 자체적으로 Access는 Microsoft Excel 스프레드 시트 응용 프로그램에서 기대할 수있는 많은 계산을 수행 할 수 있습니다. Access는 강력한보고 기능을 사용하여 사실상 무제한 수의 기준 또는 변수를 기반으로하는 동적 인 데이터 기반 보고서를 만들 수 있습니다. Access 보고서는 사내 비즈니스 결정을위한 탁월한 도구이지만 외부 회계사 또는 감사인은 Access가 없기 때문에 프로그램에서 생성 된 보고서를 볼 수 없습니다. 사실상 모든 회계사, CPA 및 감사인은 컴퓨터에 Excel (또는 Excel 호환 응용 프로그램)이 설치되어 있기 때문에 액세스 권한이없는 사용자에게 데이터베이스 프로그램에서 작성된보고의 편집 가능 버전을 제공하려는 경우, 데이터를 Excel 스프레드 시트로 내 보내야합니다.

1.

컴퓨터에서 Microsoft Access를 시작하십시오. "파일"탭을 클릭 한 다음 "열기"를 클릭하십시오. Excel로 내보낼 보고서가 들어있는 Access 데이터베이스를 엽니 다.

2.

기본 데이터베이스 창의 왼쪽에있는 "탐색 창"을 클릭하십시오. All Access Objects (모든 액세스 개체) 창 아래쪽의 "Reports (보고서)"섹션으로 스크롤합니다.

삼.

Excel로 내보낼 보고서의 이름을 두 번 클릭하십시오. Access는 보고서를 실행하고 All Access Objects (모든 액세스 개체) 창 오른쪽에 보고서를 표시합니다.

4.

리본 바에서 "외부 데이터"탭을 클릭하십시오. 보고서 레이아웃 도구 머리글 아래의 "Excel"아이콘을 클릭하십시오.

5.

"Export - Excel Spreadsheet"창에서 "Browse"버튼을 클릭하십시오. PC에서 보고서의 Excel 버전을 저장하려는 폴더를 선택한 다음 "저장"을 클릭하십시오.

6.

"파일 형식"레이블 옆에있는 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오. 를 클릭하고 내 보낸 파일의 서식을 지정할 Excel 버전을 선택합니다. 이 목록에는 "Excel 97 - Excel 2003 통합 문서"및 "Microsoft Excel 5.0 / 95"라는 두 가지 옵션이 포함되어 있습니다. 대부분의 경우 기본값으로 설정된 값을 그대로 두어야합니다.

7.

머리글이나 레이아웃 서식없이 원시 데이터를 내보내려는 경우가 아니라면 "서식 및 레이아웃으로 데이터 내보내기"옵션을 활성화 한 상태로 둡니다. 변환 프로세스가 완료된 후 내 보낸 파일을 Excel에서 바로 열려면 "내보내기 작업이 완료된 후 대상 파일 열기"옵션을 활성화합니다. 그렇지 않으면 옵션 옆의 상자를 선택하지 않습니다.

8.

데이터 집합의 특정 레코드 만 표시하는 보고서를보고있는 경우 "선택한 레코드 만 내 보냅니다"옵션을 활성화합니다. 그렇지 않으면 옵션을 비워 두십시오.

9.

"OK"버튼을 클릭하십시오. 몇 초 후 Save Export Steps (내보내기 단계 저장) 창이 화면에 나타납니다. 이후에 동일한 Excel 내보내기 옵션을 사용하려면 "내보내기 단계 저장"옵션을 활성화하십시오. "닫기 - Excel 스프레드 시트 내보내기"창을 닫으려면 "닫기"버튼을 클릭하십시오. "내보내기 작업이 완료된 후 대상 파일 열기"옵션을 사용하면 Excel이 열리고 보고서가 스프레드 시트 형식으로 표시됩니다. 그렇지 않으면 Excel에서 "파일 | 리본 바에서 "열기"옵션을 선택하십시오.

팁

• 리본 바의 외부 데이터 탭에있는 "저장된 내보내기"아이콘을 클릭하여 저장된 내보내기 설정에 액세스 할 수 있습니다. 이렇게하면 선택한 옵션을 사용하여 Access 보고서를 Excel로 더 빨리 내보낼 수 있습니다.