효과적인 회의 안내

노련한 비즈니스 전문가들은 "회의로 인한 죽음"을 두려워합니다. 즉, 생산성이 떨어지고 끊이지 않는 회의의 반복으로 인해 명확하지 않은 방향으로 회의가 열리게됩니다. 설정이 고휘도 보드 룸이든 기업가의 홈 오피스이든, 대화가 중단 된 후에 예상되는 사항에 대한 각 참가자의 이해에 따라 회의가 성공 또는 실패합니다. 경험이 많은 진행자는 모든 회의를 최대한 활용할 수있는 몇 가지 전략을 사용합니다.

만나거나 만나지 않습니까?

회의가 실제로 호출되어야하는지 결정하십시오. 전화 또는 전자 메일로 충분하거나 피드백을 위해 여러 사람에게 문서를 전달할 필요가있을 경우 회의가 모든 사람의 시간을 가장 생산적으로 사용하는지 여부에 대해 두 번 생각하십시오. 통신 전문가 인 Tom Krattenmaker는 "비생산적 인 회의에 대한 해결책은 간단하지 않을 수 있습니다. ... 어려운 문제로 어려움을 겪고있는 조직에서 정보를 공유하는 것이 요점이라면, 전자 메일, 메모 및 비공식 대화가 더 잘 작동 할 것입니다. "

회의 계획

회의는 분명히 분명하게 표현 된 목표 집합과 적절한 사람들을 테이블에 배치해야합니다. 연수 진행자는 주요 역할 (위원장, 토론 진행자, 분 신분 소유자)을 할당하고 참가자들이 준비 할 수 있도록 리드 타임이 충분한 참석자에게 회의 일정을 배포해야합니다. 의제 자체는 각 항목과 관련된 명확한 조치 또는 결과로 시간 제한을 받아야합니다.

참석자 목록이 의제에 적합한 지 확인하고, 주제를 발표 할 예정인 사람이 회의가 시작되기 전에 그녀에게 기대되는 것을 이해했는지 확인하십시오.

시기 적절하십시오

제 시간에 회의를 시작하고 가능하면 명시된 시간에 가깝게 시간 제한 아젠다 항목을 진행하십시오. 항상 예정된 시간 또는 그 이전에 종료하십시오. 아젠다 항목이 남아있는 경우, 후속 회의에 연기하십시오. 지도력 컨설턴트 인 카터 맥나마라 (Carter McNamara)는 다음과 같이 말합니다. "항상 시간에 맞추어 시작하십시오. 이것은 시간상에 나타나고 늦게 떠오르는 사람들에게 일정이 심각하다는 것을 상기시키는 사람들을 존중합니다."

회사의 회의 문화에 민감 : 사람들이 습관적으로 연속적인 회의를 계획하는 경우 여행 및 화장실 휴식을 허용하기 위해 10 분 일찍 회의를 종료하십시오.

그룹 포커스를 장려하십시오.

모든 참가자들과 기본 회의 기본 규칙 세트를 공유하면 누구나 자신이 보여야하는 행동을 알 수 있습니다. McNamara는 "4 가지 강력한 기본 규칙은 참여하고, 집중하고, 추진력을 유지하고, 폐쇄에 이른다"고 말합니다. 적시성에 대한 기대치를 설정하고 필요하다면 회의 중 랩탑이나 기타 전자 장치 사용에 관한 표준을 명확히하십시오.

다음 단계 명확히하기

회의가 끝나기 전에, 주요 결정 사항과 할당 된 모든 과제를 검토하고 회의록에 문서화되었는지 확인하십시오. 다음 회의에 대해 논의하기 위해 그룹에 몇 분의 시간을 주어야한다. 추가 회의가 필요한지 아니면 더 큰 프로젝트 나 과정의 일환으로 다른 단계 나 행동이 수행되어야하는지에 관해 논의한다.