사용 대상 : 재무 보고서를위한 엑셀 또는 엑세스?

Microsoft Excel과 Microsoft Access는 모두 재무 보고서를 작성하는 데 사용되는 데이터를 저장합니다. 그러나 Excel에는 소량의 재무 데이터에서 보고서를 신속하게 생성 할 수있는 기본 제공 옵션이 있습니다. 복잡한 보고서를 작성하기 위해 대량의 데이터를 결합해야하는 경우 액세스가 더 적합합니다.

플랫 및 관계형 데이터베이스

Excel은 스프레드 시트 소프트웨어 프로그램이며 Access는 데이터베이스 소프트웨어 프로그램입니다. 그러나 둘 다 데이터를 유사하게 저장하는 데 사용할 수 있습니다. "평면"데이터베이스는 각 레코드에 데이터 필드가있는 단일 테이블을 저장합니다. 이러한 기능은 데이터 열과 스프레드 시트 행과 기능적으로 동일합니다. "관계형"데이터베이스는 첫 번째 테이블의 정보를 사용하여 여러 테이블의 데이터를 연결하여 특정 테이블의 모든 상점 매출을 합산하는 등 다른 테이블의 정보를 대조합니다. 관계형 데이터베이스는 여러 장이 포함 된 Excel 통합 문서와 유사하지만 일반적으로 더 유연하고 강력합니다.

구조 선택

대부분의 프로젝트에는 관계형 데이터베이스 또는 다중 시트 구조가 필요한 충분한 데이터 또는 복잡성이 없기 때문에 플랫 데이터베이스 및 단일 시트 통합 문서가 Access 및 Excel에서 가장 일반적인 구조 유형입니다. 그러나 비즈니스에서 대용량 데이터를 결합해야하는 경우 관계형 데이터베이스가 더 효율적입니다. 재무 보고서에 데이터를 합산하고 평균화하여 여러 가지 방법으로 평균 (예 : 지역별 및 영업 유형별)하거나 여러 소스에서 데이터를 수집해야하는 경우 관계형 데이터베이스를 사용하면 올바르게 설정하면 프로세스가 쉬워집니다. Excel은 관계형 데이터베이스 기능을 허용하지만 Access는 해당 구조로 작업하는보다 강력하고 자동화 된 방법을 제공합니다.

템플릿

Excel과 Access는 공통 비즈니스 요구에 맞는 미리 설정된 레이아웃과 데이터베이스 구조를 모두 포함합니다. 플랫 또는 관계형 데이터베이스가 필요한지 여부를 고려한 후에 포함 된 템플릿 및 데이터베이스를 검토하여 데이터를 저장하고보고해야하는 대상의 요구 사항과 일치하는지 확인하십시오. 각 구조에 포함 된 것을 시연하면 데이터 요구 사항이 Excel 또는 Access에 저장하는 데 더 적합한 지 여부를 결정하는 세부 정보가 제공됩니다.

소프트웨어 선택

Access와 Excel은 모두 철저하게 마스터하기 위해 수년간의 연구가 필요한 매우 복잡한 응용 프로그램이지만 Excel은 기본 스프레드 시트 기술로 프로그램을 시작하기에 충분하기 때문에 사용하기가 쉽습니다. 필요에 따라 어느 응용 프로그램이 더 적합한 지 여전히 불확실하다면 Excel 템플리트로 시작하여 원시 데이터와 잘 작동하는지 확인하십시오. 자주 새 시트를 만들거나 복잡한 계산을 만들어야하는 경우 Access 데이터베이스로 전환하고 이미 Excel에서 만든 시트를 가져옵니다. 액세스는 일반적으로 최종 제품의 레이아웃을 설계하는 데 더 많은 작업을 요구하지만 보고서를 생성하는 수식을 만들 때 작업을 절약합니다.