직원에 대한 우수한 노트 작성의 예

바쁜 소규모 비즈니스 관리자로서 직원을 문서화 할 충분한 시간이 없다고 생각할 수 있습니다. 그러나 부하 직원에 대해 우수한 메모를 유지하면 실제로 시간을 절약 할 수 있습니다. 메모는 직원을 징계하거나 궁극적으로 불만, 항소 또는 차별 대우에 응답해야하는 경우 중요합니다. 직원의 평가 준비와 같은 일반적인 작업조차도 일년 내내 예제를 사용하여 메모를 작성하는 경우 더 쉽고 정확한 묘사가 가능합니다.

상세한

최소한의 설명이 필요한 충분히 자세한 노트를 작성하십시오. 노트를 단순하게 유지하고 산업별 특수 용어, 회사 속어 또는 두문자어는 피하십시오. 메모는 언젠가 중재 청문회 또는 평등 고용 기회위원회 조사의 대상이 될 수 있으며 중재자 또는 조사관은 메모를 따를 수 있어야합니다. 이슈에 관한 구체적인 정보와 직원의 직책, 그가 배정 된 업무 및 그와의 관계를 포함 시키십시오. 이것은 독자가 정보를 문맥에 넣는 것을 도울 것입니다. 가능한 모든 사건을 기록한 후 가능한 한 사건을 기록하고 모든 관련 정보를 포함 시키십시오. 너무 오래 기다리면 모든 세부 사항을 기억하기 어려워집니다.

사실적인

메모를 사실 그대로 유지하고 과장하지 마십시오. "John은 항상 논리적입니다"라고 쓰거나 "John is never is on time"은 문서의 신뢰성을 떨어 뜨립니다. 대신, "John은 10 월의 22 근무일 중 11 일 늦었습니다." 통계 자료로 귀하의 요점을 설명하십시오. 또한 귀하의 문서가 사실인지 확인하십시오. John의 성과가 "정말 나쁨"이라고하는 진술이 사실 일지라도, John의 오류율은 지속적으로 60 %를 상회하는 반면, 나머지 직원 (예 : 신입 사원 포함)의 평균 오류율 동일한 임무를 수행함 -은 5 % 미만입니다.

목표

직원의 행동을 판단하지 마십시오. 톤을 중립적이고 객관적으로 유지하십시오. "제인의 게으름은 화요일에 계속되었다. 그녀는 휴식 시간이 끝나고 잘 굴러 갔고, 나는 그녀와 대화 할 때 평소 나쁜 태도를 취했다."상태 "제인은 화요일에 휴식 시간에서 15 분 늦게 돌아왔다. 이유는 무엇입니까, 그녀는 눈을 감고 대답없이 걸어 나갔습니다. " 전문성을 유지하고 불만이 문서에 유출되지 않도록하십시오. 이는 메모의 무결성과 유용성을 심각하게 손상시킬 수 있습니다.

날짜, 시간 및 서명

사건에 기록한 날짜와 시간을 메모에 기입하십시오. 날짜가 없으면 문서를 사용하여 사건이 발생했음을 증명할 수 없습니다. 이메일은 대화를 확인하는 데 유용한 도구입니다. 날짜, 시간, 수신자가 포함되어있어 전달 및 수령 증명을 제공 할 수도 있기 때문에 직접 대면하는 상담을 이메일 대화. 메모는 직원에게 놀랄 일이 아닙니다. 메모에 중요한 내용이 포함되어있는 경우 직원에게 정보 수신에 서명하도록 요청하십시오. 문서 수령을위한 서명이 반드시 그 내용과 일치하는 것은 아님을 설명하십시오.