레코드 관리를 홍보하는 방법

가장 작은 비즈니스 일지라도 비용을 절감하고 수익을 향상시키는 방법으로 레코드 관리의 가치를 홍보해야합니다. 적절한 기록 관리는 또한 중요한 서류 및 데이터를 관리하는 데 도움이됩니다. 경우에 따라 감사를 위해 문서에 액세스하거나 회사의 재무 안정성을 결정할 때 레코드 관리가 중요한 역할을합니다. (참고 문헌 1 및 참고 문헌 2 참조)

준비 지침

탄탄한 기록 관리를 촉진하는 첫 번째 단계는 기록 관리가 어떻게 처리되는지를 설명하는 직원들과 정책 및 절차를 준비하고 공유하는 것입니다. 오하이오 주립대 학교 (Ohio State University)에 따르면, 귀하의 매뉴얼에는 각 개인이 관리해야 할 기록이 포함되어야합니다. 또한 재고를 확보하고 레코드 보관 기간을 결정하는 방법을 제공해야합니다. 다른 주제에는 레코드의 저장 및 디지털 버전으로의 변환이 포함됩니다. (참고 문헌 3 참조)

훈련

교육 세션을 통해 직원들은 기록 관리를 적절히 처리하는 중요성을 이해할 수 있습니다. 회사의 정책과 절차를 통해 직원들이 모든 사람이 기록을 처리, 저장 및 처분하는 방법을 이해할 수 있도록 안내하십시오.

기록 관리의 중요성을 직원에게 교육하는 또 다른시기는 재난 복구 세미나 중입니다. 이는 비즈니스에 대한 손실을 최소화 할뿐만 아니라 안전 문제에 중점을두기 때문에 주요 재앙이 발생한 후 기록 관리가 중요한 관심사 인 방법에 초점을 맞춰야합니다. (참고 자료 4 참조) 훈련이 끝나면 포스터를 공용 영역에 매달고 문서 관리 및 전자 데이터를 유지하기위한 기록 관리의 중요성을 지적하기 위해 포스터를 사용합니다.

직원 회의

각 직원 회의에서 직원에게 기록 관리 정책 및 절차의 특정 요소를 상기시키기 위해 시간을 별도로 두십시오. 이 짧은 세션은 직원들이 주제에 계속 머무를 수 있도록 알리는 역할을합니다. 스태프를 소규모 그룹으로 나누고 기록 관리에 관한 한두 가지 질문에 대한 퀴즈를 제공하여 학습 과정을 재미있는 활동으로 전환하십시오. 첫 번째 팀원이 답변을 얻으려면 작은 상을 받으십시오.

영감

처음으로 기록 관리 지침을 개발하든, 또는 절차를 개선 할 영역을 찾기 위해 검토를 수행하든 관계없이 직원을 참여시켜야합니다. 브레인 스토밍 세션을 설정하여 회사의 기록 관리 시스템 개선에 대한 의견을 구하십시오. 이메일 알림 및 개인 이메일 초대를 통해 세션을 홍보하여 ​​직원들의 참여를 독려하고 의견을 소중하게 생각하도록하십시오.