비즈니스 거래를위한 서신 작성 방법

편지는 합법적 인 서류가 아니지만 비즈니스 거래가 잘못 될 경우 증거 자료로 사용될 수 있습니다. 이미 누군가와 논의한 중소기업을위한 비즈니스 트랜잭션을 확인하거나 세부 사항을 설명하는 서신을 작성하는 경우에도 의사 소통을하지 않는 것이 중요합니다. 몇 가지 기본적인 편지 작성 절차를 따르면 귀하와 귀하의 동료는 동일한 파장을 유지하고 모든 사실을 검토하고 거래를 원활하게 유지할 수 있습니다.

1.

편지지에 편지를 씁니다. 그녀가 기사의 내용에 관하여 질문이있는 경우에 수령인에게 당신에게 연락하는 쉬운 방법을 줄 것이다. 이것은 편지가 개인 회사가 아니라 회사에서 온다는 사실을 확인함으로써 개인의 책임으로부터 당신을 보호 할 수 있습니다.

2.

편지가 부서가 아닌 사람에게 전달됩니다. 가능한 경우 인사말에 "친애하는 각하"또는 "우려 할 수있는 사람에게"라는 사람의 이름을 사용하십시오.

삼.

첫 번째 문장에서 "나는 우리의 토론을 확인하기 위해 글을 쓰고있다 ..."와 같은 이유를 상세하게 적는다.

4.

거래 내역을 진술하십시오. 예를 들어, "2011 년 12 월 23 일까지 제공 될 15 건의 ACME 위젯 (모델 # 223) 주문을 확인합니다." 모델 번호 나 배달 날짜가없는 위젯을 참조하기 만하면 의사 소통이 잘못 될 수 있습니다. 이 정보를 추가하면받는 사람에게 오류가 있음을 경고합니다.

5.

귀하의 편지를 검토하여 귀하가 5 개의 W : 누가, 무엇을, 어디서, 언제, 왜해야하는지 확인하십시오. 전화로 말했기 때문에 편지에 상대하고있는 사람이나 회사의 이름을 포함시킬 필요가 없다고 가정하지 마십시오. "다음 주 목요일"이라고 말했을 때, 당신의 동료는 당신이 그 다음에 그 주를 의미한다고 생각했을 것입니다. 거래에 대해 모르는 사람에게 편지를 쓰는 것만 큼 구체적이어야합니다.

6.

여러분이 받게 될 배려 또는 혜택을 진술하십시오. 예를 들어 2011 년 12 월 23 일까지 제공 될 ACME 위젯 15 개 (모델 # 223)의 주문을 확인합니다. 주문 총 금액은 2, 847.52 달러입니다. "

7.

거래 종료일을 추가하십시오. 귀하의 제안이 좋은 시간을 제한하지 않으면, 귀하의 동료는 귀하가 의도 한 거래일로부터 몇 주 또는 몇 달 후에 그에게 혜택을주고 상처를 입히는 시장 조건을 이용할 수 있습니다.

8.

편지를 철자 검사하십시오. 비전문가를 찾는 것 외에도 오타는 트랜잭션 오류를 유발할 수 있으며 회사의 비용이 많이 듭니다.

9.

그녀가 문제가 있으면 고객, 고객 또는 사업 동료로부터 전화를 걸 수 있다는 표시로 닫습니다.

10.

서명 아래에 귀하의 직함과 회사 명을 기입하십시오. 이것은 개인의 책임으로부터 당신을 보호 할 수 있습니다. 왜냐하면 당신이 당신 사업의 대리인으로 행동하고 있음을 분명히하기 때문입니다.

11.

PS에 추기경 또는 PS 정보를 추가하면 중요한 정보를 강조 표시하거나 반복 할 수 있습니다.