인클로저로 비즈니스 서신을 작성하는 방법은 무엇입니까?

정상적인 비즈니스 환경에서 귀사는 고객, 공급 업체, 판매 리드, 직원 및 기타 다양한 사람들과 의사 소통하기 위해 다양한 서신을 사용해야합니다. 고도의 디지털 세상에서 공식 비즈니스 서신이 다소 오래된 것으로 보일지라도, 서신과 해당 인클로저를 올바르게 형식화하고 결합하는 방법을 아는 것은 귀하와 귀하의 회사가 전문 조직으로 간주되도록 보장합니다.

명확한 목적 진술

귀하의 비즈니스 서신을 작성할 때 귀하의 목적을 분명하게 명시하고 귀하의 메시지를 귀하가 동봉하는 품목에 직접 연결하십시오. 귀사에 대한 정보 요청, 잠재 고객에게 소개하거나 사업 제안서와 함께 투자자에게 다가 갈 수 있습니다. 수령인이 귀하가 서면 이유를 알고있을 때, 귀하가 보낸 인클로저는 더 이해가되며 귀하의 서한에있는 정보의 렌즈를 통해 보게됩니다.

인클로저, 지속적인 참여 유도

• 소화가 가능한 정보 : 전자 메일의 출현으로 디지털 고속도로를 흐르는 통신량은 엄청납니다. 평범한 근로자는 매일 100-200 개의 전자 메일을받으며 각각의 전자 메일에 포함 된 모든 정보를 소화 할 수 없습니다. 인쇄 된 편지는 디지털받은 편지함에서 눈에 띄고 독자의주의를 끌 수 있습니다. 귀하의 회사에 대한 더 많은 정보를 얻거나 귀하의 제안에 응답하기 위해 귀하의 인클로저를 읽음으로써 귀하의 독자를 더욱 열중하게하십시오.

• 의견 : 글자는 의사 소통의 한 형태이지만 오히려 일방적입니다. 귀하는 귀하의 메시지를 전할 기회가 있지만 귀하가 작성한 사람으로부터 의견을받지는 못합니다. 인클로저를 사용하면 "대화"의 다른 쪽을들을 수 있습니다. 그들은 우편 엽서, 이메일 또는 양식 작성을 통해 응답을 요청하고 귀하의 메시지가 얼마나 잘 전달되었는지에 대한 아이디어를 제공합니다.

인클로저의 예

편지에 동봉 할 수있는 것에 대한 규정은 없습니다. 그러나 귀하의 목적에 꼭 필요한 것을 보내십시오. 수령자가 압도하는 많은 재료로 과부하를주지 마십시오. 당신은 그들이 물질을 읽지 않고 버리지 말아야한다. 인클로저의 예는 다음과 같습니다.

• 브로셔 - 회사, 제품 또는 서비스에 대한 정보가 들어있는 문서
• 법률 문서 - 개인 정보 보호 정책 선언문
• Bid Sheets - 공급 업체가 귀사를 위해 업무를 수행하는 응용 프로그램
• 세금 양식 - 파일로 보관해야하는 W-9 세금 서류

인클로저 용 문자 서식 지정

정식 비즈니스 서신은 독자가 문서를 동봉한다는 사실을 독자에게 알려야합니다. 이름으로 문서를 참조하는 것이 좋으며 응답이 필요한 경우 그 내용을 언급하십시오. 예를 들어 "동봉 한 W-9 양식을 작성하여 12 월 31 일까지 우리 사무실로 보내주십시오." 또한 서명 끝의 두 줄에 다음 표기 중 하나가 포함되었습니다.

• 인클로저 (2)

• 제품 브로셔 (1), 고객 리뷰 (2)

• Enc .: W-9 양식

과거에는 인클로저를 언급하는 표준 언어에 "동봉 됨, 찾아주세요 ..."라는 문구가 포함되었습니다. 그러나이 문구는 시대에 뒤떨어져 사용하지 않게됩니다. 결국, 당신은 이미 당신이 문서를 둘러싸고 있다는 것을 당신의 독자에게 말했기 때문에, 그들을 찾을 필요가 없습니다. 단순히 "나는 ____을 감싸고있다."라고 쓰면 충분합니다.

디지털 세계의 엔클로저

많은 비즈니스 의사 소통이 인터넷을 통해 이루어지기 때문에 비즈니스 편지 작성의 대부분이 이메일로 진행될 수 있습니다. 이 경우 문서를 전자 방식으로 첨부하고 변경 내용을 반영하여 문구를 전환 할 수 있습니다. 적절한 형식과 합리적인 다운로드 크기로 문서 파일을 보관하십시오.

보내기 전에 확인

메일 링하기 전에 편지와 함께 인클로저를 삽입하십시오. 마찬가지로 전자 메일을 보내는 경우 실제로 문서를 첨부해야합니다. 이러한 실수를 저지르기는 쉽지만이 세부 사항을 놓치면 전문적인 이미지가 손상 될 수 있으며 세부 정보에주의를 기울이지 않는다는 인상을받을 수 있습니다.