프론트 오피스 응접 원의 예절

귀하의 접수는 귀하의 비즈니스의 얼굴, 많은 고객이 첫 인상. 좋은 안내 원이 방문객을 환영하고 편안하게 느끼게합니다. 나타나야 할 이유가 무엇이든, 안내 원이 도움을줍니다. 몇 가지 기본 예의 규칙이 모든 차이를 만들 수 있습니다.

직업을위한 드레싱

사업 복장에 대한 귀하의 규칙이 무엇이든, 귀하의 접수는 그들에 의해 살아야합니다. 프론트 오피스에서 착용하기에 적합한 것은 귀하의 표준, 지역 사회 및 귀하의 작업 라인에 따라 다릅니다. 주식 중개인이나 의료진이 전문적인 모양을 원할 수도 있지만 다른 분야에서는 캐주얼웨어가 허용 될 수 있습니다.

인사, 좌석 및 트리트먼트

한 인력 회사는 접수 원의 임무를 "인사하고, 자리를 잡고 대우"라고 요약했습니다.

• 고객에게 인사하고 필요한 것을 묻습니다.
• 그들이 기다려야한다면, 자리에 앉도록 초대하십시오.
• 사무실 간식에 따라 간식과 커피를 무료로 제공하거나 자동 판매기로 안내하십시오.
• 필요한 경우 화장실 위치에 대한 지시 사항을 제공하십시오.

간단한 루틴이지만 사무실 방문객에게 환영 받는다는 느낌을줍니다.

전화 에티켓의 중요성

수신자는 또한 전화 통화를 처리하고, 전화 대행 또한 귀하의 비즈니스에 중요합니다. 접수 원의 음색은 명랑하고 친절해야합니다. 전화 에티켓의 주요 부분은 고객이 길다란 메시지를 받거나 방황하는 경우에도 고객의 말을 듣는 것입니다. 안내 원은 고객이 제공 한 번호 및 기타 주요 정보를 적어두고 메모가 정확한지 다시 확인하고 필요한 경우 질문하십시오.

전화 대. 화상 통화

머지 않아 리셉션 담당자가 귀하의 사무실에있는 누군가와 전화로 다른 사람을 다뤄야 할 것입니다. 원칙적으로 육체에있는 사람과 전화로 대화하는 것이 가장 좋습니다. 접대원이 ​​어느 한쪽 당사자에게 기다려야 하는지를 묻는다면, 그들은 그것이 성가심이 아닌 정중하게 행동해야합니다. 접수를 원하지 않는 사람은 콜백을 선호할지 여부를 전화로 요청할 수 있습니다. 사무실이 바쁠만큼 고객이 줄을 서 있거나 통화가 계속 음성 메일로 진행되는 경우 두 번째 접수를 추가해야 할 때입니다.

문제 고객 다루기

가끔 문제가되는 고객 - 반품을 원한 불만을 가지고있는 고객이나 분노하거나 긴장한 고객을 처리 할 수있는 안내 원이 필요합니다. 잘 훈련 된 안내 원은 고객이 무엇을 말하고, 동정을 표명하고, 문제를 해결할 수 있는지를 듣습니다. 때로는 단순히 누군가가 말한 것을 되풀이하는 것입니다 ( "우리 소프트웨어가 우리가 약속 한대로 작동하지 않는다고 생각합니까?")는 고객이 듣고 있다고 느끼게합니다. 문제로 인해 누군가가 명령 체계를 높이도록 요구하는 경우 접수 담당자는 문제를 해결할 수있는 사람에게 원활하게 고객을 전달해야합니다.