Outlook 미팅을위한 이메일 에티켓

비즈니스 소유자는 동료, 고객 및 직원과의 미팅의 중요성을 알고 있습니다. 회의를 통해 회사 정책에 따라 직원에게 판매를하거나 계속 유지할 수 있습니다. Microsoft Outlook에는 회의를 설정하고 초대장을 보내며 참석자 목록을 관리 할 수있는 모임 요청 기능이 있습니다. Outlook을 사용하여 모임을 예약 할 때 변경 내용, 취소 및 기타 세부 정보를 업데이트하여 참석자에게 예의를 보여줄 수 있습니다.

1.

적시에 모든 Outlook 모임 요청을 수락하거나 거절하십시오. 이 예의는 회의 주최자가 정확한 참석자 목록을 작성하는 데 도움이됩니다. 캘린더가 아닌받은 편지함에서 모임을 수락하거나 거절하십시오.

2.

워크 플로 문제를 피하기 위해 모임 요청의 자동 수락을 사용하지 않습니다. 이렇게하려면 "도구", "옵션"및 "일정 옵션"을 클릭하십시오. "리소스 예약"을 클릭 한 다음 "모임 요청을 자동으로 수락하고 취소 처리"를 선택 취소하십시오.

삼.

메일 그룹 (DL)의 모든 사용자에게 모임 요청을 보내기 전에 초대 대상자 이름을 검토하십시오. 회의에서 제외 할 사람들의 이름을 제거하십시오. 이 작업을 수행하지 않으면 목록에있는 모든 사용자가 모임 요청을 받게됩니다.

4.

주최자가 모임을 예약 한 후에 초대하려는 추가 참석자와 같은 변경 내용으로 모임 이끌이를 업데이트 상태로 유지하십시오.

5.

회의 주최자 인 경우 중요한 정보로 참석자를 업데이트하십시오. 예를 들어, 회의 시간이 변경되면 모임 요청 본문에 새 시간을 입력하고 "업데이트 보내기"를 클릭하십시오.

6.

미팅을 취소하려면 참석자에게 경고하십시오. 회의를 취소하려면 캘린더에서 회의를 삭제하고 '취소 및 회의 삭제'를 선택하십시오.

7.

회의 요청 및 기타 서신을 가능한 한 전문적으로 유지하십시오. 읽기 힘든 글꼴이나 대문자로 된 메시지는 보내지 말고 풍자는 사용하지 마십시오. 냉소적 인 코멘트를받는 사람은 재미 있지 않을 수도 있습니다.

팁

• 받은 편지함에서 다른 폴더로 이동하기 전에 모임 요청을 수락하거나 거절하십시오. 수락 또는 거절하기 전에 요청을 이동하면 해당 모임이 일정에 나타나지 않습니다. 이로 인해 회의를 놓칠 수 있습니다.