문서 제어를위한 표준 운영 절차 (SOP)를 작성하는 방법

모든 종류의 조직과 기업은 내부적으로나 외부 적으로 메시지를 전달하기 위해 문서를 사용합니다. 조직이 효율적으로 업무를 수행하려면 이러한 문서를 제어하고 조직하기위한 메커니즘을 개발해야합니다. 실제로 국제 표준화기구 (ISO)는 비정부기구가 품질 기준을 충족하는 데 사용할 수있는 가이드 라인을 발표합니다. ISO 9001 표준 4.2.3 절은 이러한 지침을 설명합니다.

1.

발행하기 전에 문서 승인 절차 개요. 승인 된 문서를받을 책임이있는 사람과 그 문서가 승인 된 것으로 간주되도록 서명해야하는 사람을 설명하십시오. 예를 들어 일부 조직에서는 품질 관리자의 서명이 필요하지만 다른 조직에서는 부사장이나 사장과 같은 최고 경영자의 여러 사람의 승인 서명이 필요할 수 있습니다.

2.

초기 승인 후 문서 업데이트 및 검토에 대한 표준 운영 절차를 정의합니다. 문서의 변경 또는 결함을 처리하기 위해 주기적으로 (예 : 반기마다) 또는 필요에 따라 문서를 검토하고 업데이트해야하는지 여부를 명시합니다. 문서 검토 및 이후의 문서 재 승인을 기록하기위한 메커니즘을 설명하십시오. 많은 조직에서는 문서의 초기 승인과 동일한 서명을 다시 승인해야합니다.

삼.

문서 변경 사항을 올바르게 식별하고 기록하는 데 필요한 단계를 작성하십시오. 예를 들어, 각 개정에서 작성된 변경 사항을 나열하는 각. 서의 개정 내역을 보존하도록 요구할 수 있습니다. 문자 및 숫자 체계와 같은 현재 문서 개정판을 확인하기 위해 사용 된 시스템을 설명하십시오 (예 : Rev.23).

4.

현재 문서의 개정판을 저장하고 구성하기위한 시스템을 만들고 설명하십시오. 예를 들어, 조직의 네트워크 서버를 사용하여 전자적으로 문서 파일을 저장하거나 물리적 인 종이 문서의 저장을 의무화 할 수 있습니다. 각각의 경우 직원 또는 권한을 위임받은 대리인이 문서 및 허용 된 권한 (예 : 인쇄 또는 복사)에 액세스하는 방법을 설명하십시오.

5.

공식 문서를 어떻게 읽을 수 있고 식별 할 수 있는지 설명하십시오. 예를 들어 전자 문서의 경우 사용하는 파일 명명 시스템을 설명하십시오. 종이 문서의 경우, 문서를 처리하고 사용 가능한 상태로 유지해야하는 방법을 설명하십시오 (예 : 적 층 또는 재 복사 문서).

6.

외부 문서의 조직 및 액세스 제어에 사용되는 섹션을 SOP에서 작성하십시오. 사용하는 외부 문서 (예 : 정부 또는 고객이 작성한 문서)의 목록을 만듭니다. 회사 내에서 이러한 문서를 식별하고 구성하는 절차와 현재 버전으로 업데이트하는 방법 (예 : 정부 기관 문서를 온라인으로 가져 오는 방법)을 설명하십시오.

7.

오래된 문서를 보관하고이를 의도하지 않은 방법으로 사용하지 못하도록 방지하는 방법을 작성하십시오. 예를 들어, 일부 회사는 최신 버전을 식별 한 직후 폐기 된 문서를 파쇄하거나 처분합니다. 이렇게하면 오래된 문서가 누락되거나 실수로 사용되지 않도록 할 수 있습니다.