HR에서 메모를 작성하는 방법

인적 자원 부서는 종업원 해직 기록에서부터 회사 소풍에 이르기까지 다양한 주제에 대해 직원들에게 정기적으로 커뮤니케이션을 보냅니다. 가장 효과적인 HR 커뮤니케이션은 잘 구성되어 있으며 청중을 염두에두고 적절하게 배포됩니다. 또한 의미를 해석하기 위해 독자에게 맡기지 않는 언어가 포함되어 있습니다. 즉, HR 메모는 명확하고 모호하지 않아야합니다.

1.

메시지의 목적과 개요를 작성하십시오. 인적 자원의 메모는 정책 또는 절차 업데이트와 같은 정보 제공 일 수 있으며 징계 검토 또는 해지 문서와 같은 취업 조치 확인서로 작성 될 수 있습니다. 윤곽을 그릴 때 독자의 직책이나 직위, 배경 및 자격을 결정하십시오.

2.

귀하의 메모가 배포 될 직원 목록을 준비하십시오. IT 부서에 모든 직원 또는 특정 직원 그룹의 전자 메일 목록을 제공하도록 요청하십시오. 직원에게 정보 메모를 쓰는 경우 감독자와 관리자를 카피합니다. 리더십은 항상보고하는 직원에게 제공되는 정보를 알고 있어야합니다.

삼.

주제를 구체화하는 데 필요한 데이터를 수집하십시오. 예를 들어, 정책 변경에 대해 쓰고 있다면, 현재 핸드북 및 표준 운영 절차의 사본을 얻으십시오. 또한 수첩 발행 후 배포 된 수정 된 정책 진술서를 얻으십시오. 정책이 기술과 같은 프로세스와 관련이있는 경우 신기술 사용에 대한 단계별 지침을 얻으십시오.

4.

메모 작성자를 나열하십시오. 당신의 독자가 누구인지 결정하고 적절하게 언어를 조정하십시오. 예를 들어, 절차 전문가와 관련하여 IT 전문가에게 글을 쓰는 경우 기술 담당자는 기술을 이해할 것입니다. 그러나 IT 프로세스에 대한 메모를 작성하고 잠재 고객이 IT 직원 이외에 많은 사람들로 구성되어 있다면 광범위한 잠재 고객이 이해할 수 있도록 준비하십시오.

5.

개인 직원에게 전달되는 메모 사본을 직원 파일에 배치하십시오. 일부 비공개 메모는 대면 회의에서 먼저 제시해야 할 수 있으며, 메모가 해지와 관련이있는 경우 메모를 직원에게 건네면 회의 중에 직원의 감독자 또는 관리자가 참석해야합니다.

6.

HR 메모가 기밀인지 여부를 나타냅니다. HR 서신에는 혜택, 징계, HR 측정 지표 및 HR 전략 계획과 같은 고용 문제에 관한 임금 및 이용 약관에 대한 중요한 정보가 포함될 수 있습니다. 기밀 HR 메모 사본은 제한된 액세스 권한이있는 파일에 저장해야합니다.