Interoffice 각서 준비 지침

각서 (Memorandum)는 계약서를 작성하거나, 정보를 전달하거나, 어떤 유형의 행동을 가능하게하기 위해 조직 내의 특정 인원을 다루는 문서입니다. 각서 나 교섭 메모의 목적은 설득하지 말고 독자들에게 알리는 것입니다. 의사 결정자는 내용을 신속하게 동화시켜야하고 메모가 작성된 후 오랫동안 참고 자료로 사용할 수 있기 때문에 간결함은 메모 작성시 중요합니다.

잠재 고객 이해하기

메모를 쓸 준비가되면 청중을 알아야합니다. 잠재 고객을 파악하려면 자신에게 몇 가지 질문을하십시오. 그들은 누구입니까? 의사 결정자 나 관리자가 메모를 읽습니까? 독자가 알아야 할 것을 스스로에게 물어서 메모 작성을 시작하십시오. 독자의 입장과 책임을 고려하십시오. 예를 들어, 변호사가 정보를 사용하여 재판을 준비 할 수 있습니다. 좋은 결정을 내리기 전에 얼마나 많은 정보가 필요한지 결정하십시오.

문장 구조

문장 구조는 단순성에 초점을 맞추어야합니다. 많은 비즈니스 특수 용어와 기술 용어는 피하십시오. 올바른 단어를 선택하여 명확하게 작성하고 복잡한 단어는 피하십시오. 윤곽을 사용하여 조직을 유지하고 다음에 말할 내용에 집중하십시오.

각서 각서

표제는 네 부분으로 구성되어 있습니다 : 메모를 보낼 사람의 이름, 작가의 이름, 메시지의 제목 및 보낸 날짜. 일반적으로 제목은 "받는 사람", "보낸 사람", "제목"및 "날짜"로 표시됩니다. 메모의 다음 부분은 시체입니다. "제시된 질문"단락은 메모가 무엇인지에 대해 설명합니다. 그것은 또한 프로젝트의 사실과 목적 또는 당신이 중요하다고 생각하는 것들 - 예를 들어 주 외 출장 비용 -을 항목별로 정리합니다. "간단한 답변"단락은 귀하의 예측이 무엇인지 설명합니다. 그것은 질문에 답하거나, 요약하거나 추천 할 수 있습니다. 사실을 진술하십시오. "토론"은 가장 큰 단락이며 메모를 마칩니다. 여기서 "간략한 답변"단락에서 작성한 내용을 자세히 설명합니다. 토론이 복잡하고 여러 문제를 분석하는 경우 단락을 부제목으로 나눕니다.