비즈니스 메시지의 5 가지 특성

피칭 아이디어, 영업 권유 및 비즈니스 미팅 실시가 대면 방식 설정에서 가장 효과적이지만 전문가들은 때로는 메시지를 남겨야합니다. 비즈니스 관련 전자 메일을 보내고 자동 응답기에 말을 할 때 여전히 효과적인 피치를 만들 수 있습니다. 많은 비즈니스 및 인적 자원 웹 사이트는 성공적인 비즈니스 메시지에 대해 7, 10 또는 12 개의 공통된 특징을 제공합니다. 다섯 가지 주요 특성을 구현하여 동료 및 고객과 효과적인 의사 소통을 할 수 있습니다.

예의와 대화식 톤

전화 나 이메일로 전달 되든지, 비즈니스 메시지는 우연하고 유쾌하며 회화적인 분위기를 가져야합니다. 당신이 친절하고 유쾌한 태도로 이야기하는 것이 중요합니다. 정서적, 대결 또는 불평을하지 마십시오. 대신 "제발", "감사합니다", "진실하게", "감사합니다", "최고의 의견"과 같은 긍정적 인 단어와 문구를 사용하여 정중하게 대하십시오. 당신은 스스로에게 물어야한다, "나는 이것을 읽는 것을 즐겼습니까?" Roger Reynolds, ABCO Payroll Services Inc.의 사장 겸 CEO에 따르면

간결

간결함은 비즈니스 의사 소통의 매우 중요한 요소입니다. 정중하게 당신의 요점을 파악하고 가능한 한 적은 단어로 당신의 생각이나 관심을 던지려고 노력하십시오. 실연 형 문장, 긴 표현식을 사용하지 말고 반복적 인 내용을 피하십시오. Concision은 Explore HR 웹 사이트에 따라 양 당사자의 시간과 비용을 절약합니다. 불필요한 문구를 제거하고 정중 한 인사말, 관련 진술 및 응답 초대 만함으로써 아이디어 나 관심사의 중요성을 보여줄 수 있습니다. 레이놀즈 (Reynolds)는 메시지의 주제에 직접 들어가서 "필러 (filler)"단어와 구를 피하고 사전 서신을 재촉하지 말 것을 제안합니다.

정확성과 정확성

메시지를 남기거나 잘못된 정보 나 내용으로 이메일을 보내는 것은 당황 할뿐만 아니라 전문가가 아니며 시간이 오래 걸리고 비용이 많이 듭니다. 비즈니스 메시지의 오류에 맞춤법이 틀린 이름이나받는 사람의 개인 정보가 포함되어 있으면 불쾌 해집니다. 전자 메일을 보내거나 고객 또는 동료 번호로 전화를 걸기 전에 사실을 확인하고 적용 가능한 모든 번호 또는 금액을 확인하십시오. 서면 및 구두로 의사 소통을 할 때 연락 담당자의 이름, 철자 및 발음이 올바른지 항상 확인하십시오. 서면으로 된 메시지를 보낼 때, 항상 적절한 문법, 철자 및 문장 부호를 사용하고 보내기 전에 교정하십시오.

선명도 및 정밀도

명확성은 성공적인 비즈니스 메시지의 가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다. 비즈니스 커뮤니케이션 코치 인 Ric Phillips에 따르면, 수풀 주위를 헤매지 않고 비즈니스를 명확하게 진술해야합니다. "명확하게 당신의 목표 또는 욕구를 진술하십시오, 그리고 사람들은 당신의 지도력 및 아이디어를 위해 당신을 존중할 것입니다, "필립스는 진술한다. 익숙한 용어, 짧은 문장을 사용하고 기술 용어와 비즈니스 특수 용어를 사용하지 마십시오. 독자 나 전화 수령자가 혼동이나 추측을하지 않아도됩니다. 수신자가 메시지의 의도에 대해 질문, 해독 또는 번역 할 필요가 없습니다.

구체성

레이놀즈 (Reynolds)와 익스플로러 (Explore HR) 모두 귀하의 비즈니스 메시지의 효율성에 필수적인 귀하의 콘텐츠의 구체성을 보장하는 방법을 제안합니다. 목표는 수신자의 의식 속에 생생한 이미지와 메시지를 명확하게 이해하는 것입니다. 실용적인 동사, 생생한 설명 및 구체적이고 구체적인 언어를 사용하여 관심을 불러 일으 킵니다. 막연한 일반화보다는 사실과 그림을 사용하십시오. 간결함을 희생하지 않고 가능한 한 서술적이고 명확한 것으로하십시오.