서류 정리 및 조직 아이디어

당신은 당신이 완전히 디지털 시대에 살고 있다고 믿고 싶지만 매일 많은 종이 문서가 사용되고 있습니다. 대부분의 계약서에는 잉크로 원본 서명이 필요하며 청구서와 포장 전표는 모든 주문과 함께 인쇄되고 발송되며 입찰 서류는 일반적으로 인쇄되어 책에 묶입니다. 중요한 서류에 쉽게 접근 할 수 있도록 파일 및 조직 아이디어를 사용해야합니다.

보관 처리

활성 파일이 아카이브 된 파일과 혼합되도록 허용하면 현재 문서를 찾는 것이 어려울 수 있습니다. 파일 캐비닛 내에 두 개의 파일 시스템을 만듭니다. 캐비닛의 상단 부분을 활성 파일로 만들고 하단 부분을 보관 파일로 만듭니다. 보관 된 파일은 일반적으로 더 많은 여유 공간이 필요하므로 파일 보관함에 서랍 공간을 더 확보하십시오. 캐비닛 상단에 활성 파일을 놓고 쉽게 액세스 할 수 있도록하고 보관 된 파일을 맨 아래에 놓습니다.

색상 코딩

마닐라 폴더로 가득 찬 파일 캐비닛 서랍을 보면 모두 똑같이 보이기 시작할 수 있습니다. 올바른 파일을 쉽게 찾을 수있는 한 가지 방법은 파일 폴더에 색상 코딩 시스템을 사용하는 것입니다. 모든 사무용품 가게에서 파일 폴더 용 컬러 ​​스티커를 구입할 수 있습니다. 색상을 사용하여 여러 부서를 지정하고 재무 파일을 재무 이외의 것으로 구분하거나 경영진의 책임하에 파일을 분리 할 수 ​​있습니다. 다른 사람들이 귀하의 컬러 코딩 시스템을 사용하도록 돕기 위해 스티커가있는 것을 의미하는 일반 8 1/2 인치 x 11 인치 용지에 가이드를 작성하십시오.

하위 폴더

하위 카테고리로 쉽게 분리 할 수있는 정보가있는 경우 하위 폴더를 사용하여 해당 정보를 저장해야합니다. 예를 들어, 50 개 주마다 일련의 파일이있는 경우 50 개의 하위 폴더를 사용하여 파일 시스템에서 정보를 분리하십시오. 하위 폴더를 사용하면 활성 송장을 지급 된 송장과 분리하거나 부서 인사 기록을 세분화하거나 각 구매 주문에 대한 모든 정보를 구매 주문 번호별로 그룹화 할 수 있습니다.

조직화 된 상태로 유지

소규모 지정된 그룹 만 파일을 가져 와서 파일을 캐비닛에 다시 넣을 수있는 사무실 규칙을 만듭니다. 회사의 모든 사용자가 파일에 액세스 할 수있게하면 결국 파일 시스템이 무시되고 혼동이 생깁니다. 시스템을 아는 특정 사람들 만이 파일을 필요로하는 사람들을 위해 파일을 가져오고 완료되면 파일을 반환 할 수 있습니다.