기밀 인사 파일에 대한 HR 부서의 책임은 무엇입니까?

서류 파일이든 전자 인력 기록이든 상관없이 인사 부서는 직원의 개인 및 고용 관련 정보를 보호 할 의무가 있습니다. 기밀 유지는 HR 부서의 성실성과 조직의 평판에 중요합니다. HR 직원은 조직 및 직원에 대한 개인 기밀 정보를 위임받습니다. 기밀 위반으로 인해 직원이 부서에 대한 신뢰를 잃고 HR 부서의 역량에 의문을 제기하게됩니다.

내용

인사 파일에는 직원의 사회 보장 카드, 운전 면허증, 미국 여권 또는 노동 허가서 사본이 포함되어있는 보상, 직무 수행, 개인 연락처, 취업 기록 및 고용 자격 서류와 관련된 직원에 대한 중요한 정보가 들어 있습니다. 이러한 파일의 정보 유형에 따라 HR은 액세스 제어를 설정하고 직원 데이터의 엄격한 기밀 유지가 필수적입니다.

의학 정보

건강 보험 이식성 및 책임성에 관한 법률은 고용주가 제공하는 건강 보험과 관련된 정보의 기밀성을 요구합니다. 미국 장애인 법 및 유전 정보 비 차별 금지법은 직원의 건강 및 의학 관련 정보의 공개를 금지합니다. HR 베스트 프랙티스에서는 고용주가 가족 및 의료 휴가 법 (Medical and Medical Leave Act)에 의거하여 건강 보험 선별, 근로자 상해 보상 세부 사항, 장애 근로자 편의 시설 및 휴직 관련 문서와 같은 기밀 직원 정보를 별도로 작성하도록 권장합니다. 또한 HR은 이러한 파일에 단독으로 액세스 할 수있는 개인 정보 보호 책임자를 지정해야합니다. 파일은 정규 취업 파일과는 다른 위치에 안전하게 저장되어야하며 HR 부서의 개인 정보 보호 책임자에게 제출 된 요청으로 다른 사람이 액세스 할 수 있어야합니다.

직원의 책임

HR의 엄격한 기밀 유지 의무는 개인 고용인, 고용 조치 및 HR 부서 문제에 대한 토론에도 적용됩니다. 인사 담당 직원은 알 필요가있는 취업 관련 문제에 관해 논의해야합니다. 직원 정보에 대한 부서별 토론조차도 규제되어야합니다. 인사 담당 직원은 인사 파일의 정보를 기반으로 직원에 대한 비 업무 관련 대화를하지 않아야합니다. 또한 인사 담당 직원은 우정을 갖고있는 인사 부서 외부의 직원에게 기밀 정보를 공개하는 데주의해야합니다.

조사 파일

HR 직원이 작업장 조사를 처리 할 때 정상적인 행동 과정은 목격자 진술서, 법률 연구 사본, 증인의 신뢰도 및 HR 지도력이나 법률 고문이 권고하는 고용 조치에 관한 메모를 작성하는 것입니다. 작업장 조사에는 하나 이상의 직원이 관련 될 수 있지만 조사에 참여하는 직원의 인사 파일에는 조사 자료를 보관하지 마십시오. 조사 자료를 위해 별도의 파일 폴더를 유지 관리하는 것이 중요합니다. 직원의 파일에 포함 된 자료는 문제가 비공식 불만 사항에서 정부 집행 기관이나 법원에 제기 된 정식 불만 사항이나 소송으로 확대되면 발견 될 수 있습니다. 발견 가능이란 해당 기관 또는 법원이 사용자의 법적 방어에 심각하게 영향을 줄 수있는 자료를 검사하도록 요구할 수 있음을 의미합니다.

부서별 파일

많은 고용주는 직원, 고용 파일 및 부서장 파일이라고도하는 부서 파일을위한 두 세트의 인사 파일을 가지고 있습니다. 관리자와 관리자는 직원의 부서 파일을 유지 관리합니다.이 파일에는 성과, 출석 및 관리자 노트 및 피드백에 대한 특정 정보가 들어 있습니다. 이 파일에는 건강 또는 의학 관련 정보가 포함되어서는 안되며 감독자 만 액세스 할 수있는 잠긴 서랍과 같이 기밀로 유지되어야합니다.