기업 여행 정책 작성 방법

잘 짜인 기업 여행 정책은 직원이 여행 할 때 직원을 보호하고 중소기업 출장 비용을 줄이며 법적 책임을 제한합니다. 모든 여행 예약으로 시작하여 돌아온 후 직원이 제출하는 서류로 끝나는 여행 정책을 개발하십시오.

여행 요청으로 시작하기

여행 승인을 얻기 위해 직원이 따라야하는 절차에 대한 설명과 함께 여행 정책 가이드를 시작하십시오. 각 여행은 반드시 승인을 받아야합니다 : 과거에 회의 나 트레이드 쇼에 참석했기 때문에 그가 매년 승인을 받았다는 의미는 아닙니다. 여행 승인에 필요한 필수 정보가 포함 된 서면 개요 또는 양식을 포함하십시오. 직원에게 여행의 목적, 여행 목적, 여행 비용, 예상 총 비용 및 날짜와 관련된 이벤트 이름을 제공하도록 직원에게 요청하십시오. 직급 별 승급이 직원 여행을 승인 할 수있는 지 지정하십시오.

옵션 지정

인적 자원이나 회계 부서의 승인없이 직원들이 자신의 항공편이나 호텔 객실을 예약하는 것을 허용하지 마십시오. 직원들은 가장 경제적 인 회사를 선택하기보다는 가장 빈번한 플라이어 마일이나 룸 포인트를 제공하는 항공편이나 호텔을 예약 할 수 있습니다. 직원들이 상용 고객 우대 프로그램 및 포인트를 유지할 수 있도록 허용하는 경우 회계 또는 인사 부서에 예약하거나 모든 예약을 승인하여 귀사에 가장 적합한 요금을 받으십시오. 회사가 직원의 여행 비용을 충당하기 위해 자주가는 곳과 방을 유지하는 경우이 사실을 여행 정책 안내서에 포함하십시오. HR 직원이 승인 된 여행 요청서, 도서 항공편 및 객실을 기반으로 각 여행을 조사하고 기업 신용 카드에 대한 주요 비용을 청구하는 경우 이러한 우려의 대부분을 피할 수 있습니다.

회사 여행 가이드에서 직원이 선호 여행 시간 또는 기타 요인을 기준으로 회사가 최저 사용료를 지불하고 직원이 그 차이를 지불하는 조건으로 대체 또는 선호 여정을 제안 할 수 있는지 직원에게 알리십시오.

비용 회피

직원이 식사, 팁, 택시 및 셔틀, 전화 통화, 주차 및 기타 부대 비용을 충당하기위한 일당 일일 정산. 여행 경비 내에서 경비 상환 영수증이 필요한 경비. 예를 들어, $ 25를 초과하는 모든 경비로 영수증이 필요하다고 지정하거나 일일 총 경비가 일당 경비를 초과하지 않는 한 식사 영수증을 제외시킬 수 있습니다. 상환을 위해 신용 카드 명세서 대신 영수증을 제출해야하는지 명시하십시오. 예를 들어, 신용 카드 명세서에는 호텔 청구서의 총 금액 만 표시되는 반면, 객실 요금에는 회사에서 일반적으로 다루지 않는 미니 바 및 영화 대여와 같은 우발 사항이 표시됩니다.

안전 절차 포함

직원에게 호텔의 전화 번호와 휴대 전화 번호를 포함시켜야 비상시에 연락 할 수 있습니다. 항공편, 기차 또는 자동 여행 시간, 체크인 및 체크 아웃 시간 및 회의 시간을 포함하여 일정을 벗어나는 것을 의무화하십시오. 근무 시간 후에도 직장 이메일로 도착 시간을 상사에게 알리도록 요청하십시오. 직원이 해외로 여행하는 경우 유효한 여권, 추가 정부 신분증, 해당 국가의 미국 대사관 주소 및 전화 번호를 제공하도록 요청하십시오.

경비 상환 절차 포함

직원에게 반환 할 때 제출할 환급 양식을 직원에게 보여줍니다. 강조하고 싶은 부분에 메모를 담은 샘플 사본을 제공하십시오. 경비 환급 요청서를 제출하는 절차를 명확하게 기술하십시오. 여기에는 양식, 특정 항목에 필요한 영수증, 요청을 제출해야하는 개인 또는 부서의 이름 및 제출 요청 마감일이 포함될 수 있습니다.