Paperless 서류 정리 시스템으로 작업하는 방법

Paperless 파일링 시스템은 환경을 보호하고 사무실 주변의 혼란을 줄이는 등 다양한 이점을 제공합니다. 그러나 모든 것을 전자 방식으로 저장하는 데 익숙하지 않은 경우 종이를 놓아두기가 어려울 수 있습니다. 컴퓨터 파일이 손상되면 모든 데이터를 잃어 버릴 염려가 있습니다. 종이없는 파일링 시스템을 사용할 때 적절한 예방 조치를 취하면 걱정을 덜어 줄뿐만 아니라 환경 영향을 줄일 수 있습니다.

1.

종이없는 서류 정리 시스템을 쉽게 유지 관리하는 데 필요한 장비를 구입하십시오. 여기에는 일반적으로 컴퓨터, 스캐너, 외장 하드 드라이브 및 썸 드라이브가 포함됩니다. 데이터를 전자적으로 처리하기 위해 데이터베이스, 인력 또는 회계 프로그램과 같이 필요한 추가 컴퓨터 소프트웨어가있을 수 있습니다.

2.

귀하의 종이 버전과 유사한 방식으로 귀하의 전자 파일링 시스템을 설정하십시오. 이를 통해 직원들은 필요한 특정 파일을보다 쉽게 ​​찾을 수 있습니다. 쉽게 참조 할 수 있도록 새 전자 시스템의 차트 또는 사이트 맵을 작성하고 배포하십시오. 종이없는 시스템을 설치 한 직원을 대상으로 교육을 실시하십시오.

삼.

사본이 전자 파일 시스템에 존재하도록 모든 종이 문서를 스캔하십시오. 서류 작성 시스템은 하드 카피가 파쇄되거나 재활용 될 수 있음을 의미합니다. 종이가 파손되기 전에 전자 버전이 설치되어 있는지 확인하십시오.

4.

전자 파일을 어떻게 백업 할 것인지 결정하십시오. 두 번째 또는 세 번째 백업 시스템을 사용하면 데이터를 안전하게 유지할 수 있습니다. 화재, 홍수, 도난 또는 기타 재난이 발생할 경우 다른 백업 시스템을 지정하여 사이트를 보호하십시오. 원하는 경우이 목적으로 서버 또는 인터넷 기반 백업 서비스를 사용하십시오

5.

직원들이 우편이나 팩스와 같은 의사 소통의 방법을 없애도록 권장하십시오. 전자 메일을 문서 전송의 주요 방법으로 사용하십시오. 전자 사본을 보내고 받음으로써 하드 카피 팩스를 제거하십시오.

필요한 것

• 컴퓨터
• 스캐너
• 외장형 하드 드라이브
• 엄지 드라이브
• 소프트웨어
• 슈레더

팁

• 친절한 방법으로 종이없는 정책을 구현하십시오. 종이없는 일은 매일의 습관을 깨거나 변화시켜야하며, 변화에 익숙해 지려면 직원들이 조금씩 걸릴 수 있습니다. 전환이 완료 될 때까지 몇 달간 날짜를 설정하십시오.
• 종이없는 파일링 시스템으로 전환 한 후 회사의 종이 사용을 추적하십시오. 새로운 방법으로 전환하여 매달 회사가 저장 한 종이의 수를 보여주는 월간 이메일을 직원에게 보냅니다.