서류 캐비닛에 서류를 제출하는 다른 방법

중요한 비즈니스 기록에 빠르게 액세스하면 생산성이 향상되고 세금 감사에서도 살아남을 수 있습니다. 문서 용 파일 캐비닛 시스템을 설계 할 때 가장 중요한 두 가지 고려 사항은 일상적인 정보 요구 사항과 장기간의 정보 요구 사항입니다. 그러나 귀하의 서류 정리 시스템이 그렇게 복잡해서는 안되므로 아무도 사무실을 올바르게 사용할 수 없습니다.

알파벳 필기 시스템

문서를 알파벳순으로 기입하는 것은 간단하고 시간이 오래 걸리는 시스템입니다. 각 파일 폴더의 이름은 각 문서의 이름과 일치합니다. 많은 기업에서는 탭이 달린 파일 폴더 또는 견고한 미리 인쇄 된 파일 서랍 분배기를 사용하여 각 알파벳순으로 폴더를 구분합니다. 알파벳순 시스템의 단점 중 하나는 많은 수의 문서를 추적하기 위해 색인이 필요한 경우가 종종 있습니다.

카테고리 신고 시스템

비즈니스 부서 및 기능을 카테고리 신고 시스템의 기초로 사용하십시오. 인사, 재무, 관리, 마케팅 및 고객 데이터와 같은 4 개 또는 5 개의 주요 기능으로 시작하는 것이 좋습니다. 범주 형 시스템을 사용하면 현재 인사 및 비활성 직원과 같은 하위 주제를 포함 할 수 있습니다. 재정 범주를 경비 및 소득, 또는 채권 및 지불로 세분 할 수 있습니다.

날짜 기반 신고 시스템

날짜별로 문서를 제출하면 특정 시간에 작성된 정보를 찾을 수 있습니다. 연간 파일 섹션은 날짜 기반 파일 시스템의 기초이며, 한 해의 각 달은이 시스템의 하위 섹션입니다. 이 방법을 사용하면 기업에서는 일반적으로 최신 파일을 매년 섹션과 월간 섹션 앞에 보관합니다. 이 시스템을 사용할 때 월과 연도에 해당하는 문서를 추적하는 시스템을 구축해야합니다.

수치 파일링 시스템

주로 송장과 같이 번호가 매겨진 문서를 생성하는 기업은 지정된 문서 번호를 사용하여 파일을 저장하는 수치 파일 시스템을 작성합니다. 이 파일 시스템에서 중요한 요소는 각 파일 캐비닛 서랍에 들어있는 일련의 번호로 라벨을 지정하는 것입니다. 이 시스템은 빠른 액세스를 위해 인덱스가 필요할 수도 있습니다.

다중 파일 시스템 결합

알파벳순, 연대순 또는 범주 형 파일링 시스템의 공통적 인 단점은 문서 검색을 방해 할 수 있습니다. 원하는 효율을 달성하기 위해 기업은 종종 두 개 이상의 파일링 시스템 요소를 결합합니다. 알파벳순 또는 날짜 하위 섹션을 만들어 범주 형 시스템을 향상시킬 수 있습니다. 하위 기능 또는 비즈니스의 주요 기능에 맞는 카테고리를 사용하면 연대순 파일링 시스템의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

고려할 사항

구현하는 시스템과 관계없이 현재 문서와 자주 사용하는 문서를 참조 용으로 보유하고있는 문서와 분리하기 위해 보관 된 문서 영역을 만드는 것을 고려하십시오. 비즈니스 보안 및 재해 복구를 위해 중요한 법적, 계약서 및 세금 관련 문서의 원본을 안전한 오프 사이트 저장 장치에 보관할 수도 있습니다. 빠른 참조를 용이하게하려면이 문서를 스캔하십시오. 암호 및 암호화를 사용하여 디지털 버전에 대한 무단 액세스를 제한하십시오.