이사회에 대한 전문 보고서 서식 지정 방법
경영진과 이사회간에 정확한 정보의 흐름을 유지하는 것은 정보에 입각 한 의사 결정을 내리고 신속한 조치를 취하는 데 중요합니다. 올바른 정보가 표시되는지 확인하는 한 가지 방법은 이사회에 정기적으로보고하는 것입니다. 이 보고서는 관련 보고서를 강조 표시하여 쉽게 소화 할 수 있도록 전문적인 보고서 형식이어야합니다. 가장 큰 효과를 내기 위해 표준 보드 보고서 구조를 사용하십시오.
이사회 보고서 구조
이사회 보고서는 읽기 쉬운 형식을 따라야합니다. 일부 보고서는 다른 보고서보다 짧을 것입니다. 예를 들어 부서의 개발 프로세스에 대한 월간 업데이트가 전체 프로젝트의 연간 요약과 같이 상세하거나 길지 않을 수 있습니다.
짧은 보고서는 핵심 성과 지표 (KPI)를 요약하는 핵심 머리글과 글 머리 기호와 비슷한 메모처럼 보일 수 있지만, 길이가 긴 보고서는 표지 및 목차와 함께 학업 보고서처럼 보입니다. 보고서의 길이에 관계없이 보고서의 첫 번째 부분에는 보고서의 출처, 보고서가 다루는 시간 프레임 및 보고서의 대상을 명시해야합니다. 보고서 내용을 설명하는 방식으로 보고서의 제목을 지정하십시오. 그러면 독자가 필요한 경우 신속하게 문서를 작성하고 위치를 변경할 수 있습니다. 예를 들어, "지역별 연간 판매 보고서"는 독자가 보고서에서 발견 할 수있는 내용을 명확하게 기술합니다.
이사회 멤버가 주제를 스캔하고 관련 정보를 찾을 수 있도록 보고서 내에서 머리글과 글 머리 기호를 사용하십시오. 보고서는 게시판에서 조치를 취하는 데 사용되므로이 보고서는 이미 모니터링중인 프로젝트의 게시판 구성원을 업데이트 할 수 있습니다. 이사회에 보고서 내 정보의 개요를 제공하는 소개 및 요약 섹션이 있어야합니다.
보고서를 다시 확인하여 서식, 문법 및 철자가 올바른지 확인하십시오. 당신은 이사회가 그들에게 주어진 정보를 신뢰하기를 원합니다. 보고서가 오류로 가득 찼을 경우 이사회 멤버는 보고서를 제출 한 사람의 세부 사항 및 전문성에 의문을 갖습니다.
이사회 보고서의 내용
보고서를 작성하기 전에 보고서의 목표에 대해 생각해보십시오. 목표는 단순히 무언가의 진전에 관한 이사회를 갱신하는 것인가? 또는 자금, 새로운 자원 또는 변경 요청이 있습니까? 보고서의 목적을 달성 할 수 있도록 내용을 지시하십시오.
목적과 관련된 정보와 자료를 수집하십시오. 예를 들어, 소프트웨어 프로그램의 새로운 롤아웃에서 보드를 업데이트하는 경우, 어떤 마일스톤이 완료되었는지, 다음 단계에서 수행 할 작업과 관련된 타임 라인에 대한 적절한 세부 사항을 수집해야합니다. 또한 지금까지의 진행 상황을 토대로 발생했거나 예상했던 문제를 기록하는 것이 현명합니다. 프로젝트가 일정보다 앞섰다면, 어떻게 그리고 왜 그렇게주의를 기울여 이사회 멤버들을 열정적으로 유지하십시오. 진도가 예상보다 느린 경우, 이유에 관해 명확하고 간결하게하십시오. 정보를 숨기지 마십시오. 이사회는 솔루션을 제공하는 데 도움이됩니다. 문제를 설명하지 않으면 솔루션을 찾기가 더 어려워집니다.
귀하의 설명에 간결하게하십시오. 한 문장으로 무엇인가 말할 수 있다면 단락 전체를 쓸 필요가 없습니다. 외부 연구, 뉴스 또는 이전 보고서를 참조하는 경우 참조를 기록하고 내용을 요약하십시오. 더 많은 정보를 원할 경우 참조 자료를 사용할 수있게하십시오. 이사회 회원이 추가 정보를 원할 경우 정보를 생략하지 않고 보고서를 간결하게 보관합니다.
당사자의 책임
위원회 임원 또는 전무 이사가 보고서 작성에 대한 책임은 있지만 이사회와 관리자 모두가 함께 협력해야합니다. 이사회가 정보에 입각 한 결정을 내리는 데 필요한 정보없이보고를받는다면 이사회는 관리자가 따라야 할 이사회 보고서 템플릿을 개발해야합니다. 조직에 대한 보고서를 표준화함으로써 정보 흐름과 관련하여 모든 사람이 같은 페이지에 있습니다.
이 절차는 정보를 처리하는 데 도움이됩니다. 모든 보고서가 동일한 방식으로 형식화되면 게시판은 각 보고서에서 기대할 수있는 것을 알고 있습니다. 또한 이사회가 특정 질문과 필요한 정보를 각 보고서에 설정하면 관리자가 보고서를 작성하여 추측 할 필요가없는 추측을 없앨 수 있습니다. 모든 사람이 올바른 데이터를 추적하고 조직의 정보 처리 속도를 높이고보다 확신있게 의사 결정을 내릴 수 있도록 보고서를 작성합니다.
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