긍정적 인 비즈니스 이메일 메시지는 어떻게 작성합니까?

긍정적 인 비즈니스 이메일 메시지를 작성하는 것은 명확하게 목적을 정의하고 공개 (사적이 아닌) 문제를 논의하며 감정적 인 반응, 특수 용어 또는 속어를 피하는 것과 관련됩니다. 주제 하나만 지정하고 주제 줄에 지정하면 자신감을 확인하고 행동 강령을 지정할 수 있습니다. 해당되는 경우 첨부 파일의 내용을 설명하고 수신자 또는 수신자가 자료를 사용하여 수행해야하는 것을 나열하십시오. 질문이 생길 때마다 사후 추적을위한 서명과 연락처 정보를 항상 포함시켜야합니다. 이메일을 사용하여 비즈니스 문제를 처리하려면 오해와 불필요한 충돌을 피하기 위해 세부 사항에 세심한주의가 필요합니다.

이메일 응용 프로그램을 사용하여 새 메시지를 시작하십시오. 메시지 작성자를 지정하고 선택적으로 메시지에 복사 또는 숨은 참조 대상을 표시하십시오. "전체 답장"기능을 사용하려는 유혹은 특히 이메일을 사용하여 잠재적으로 변동될 수있는 문제를 처리 할 때 문제를 야기하므로 광범위한 배포 목록을 사용하지 마십시오. 제목을 나타냅니다. 가능한 한 구체적이고 부정적인 또는 염증성 단어 사용을 피하십시오. 예를 들어 프로젝트 마감일에 대한 분쟁을 해결하려면 "프로젝트 마감일 옵션"과 같은 문구를 사용하십시오.

수신자 또는 수신자에게 인사하십시오. 특히 메시지가 고객, 이해 관계자 또는 후원자에게 전달되는 경우 정식 인사말을 사용하십시오. 개인 주소를 포함 시키면 이메일에 긍정적 인 분위기가 생깁니다.

삼.

메시지를 보내는 이유를 설명하는 소개 문장을 작성하십시오. 전자 메일에 개인 정보를 넣거나 전자 메일을 사용하여 실수를 피하거나 직접 또는 전화 통화로보다 효과적으로 처리 할 수 있다면 놀라운 나쁜 소식을 전달하지 마십시오.

독자가 독자가 메시지를 읽었을 때해야 할 것을 몇 단락으로 설명하십시오. 필요한 경우 설명 참조 또는 자료를 포함 시키십시오. 적절한 경우 대체 솔루션을 제공하십시오. 예를 들어, 이벤트 취소를 전달하기 위해 고안된 메시지에서 대체 날짜 및 시간을 나열하고 등록 세부 사항을 제공하십시오.

메시지 의도 및 필요한 조치를 요약하십시오. 이러한 가벼운 기술은 특히 다문화 환경에서 잘못 해석 될 수 있기 때문에 흐트러진 풍자 또는 유머를 사용하지 마십시오. 부정적인 메시지에 응답하거나 전달하는 경우 원본 메시지를 변경하지 말고 다른 솔루션을 제공하여 부정적인 정서를 긍정적 인 것으로 다시 채우십시오.

별표, 굵게 서식 및 색상 또는 글꼴 크기를 사용하여 중요한 단어를 강조하지만 지나치게, 특히 불필요하게 부정적인 메시지를 전달할 수 있으므로 빨간색을 사용하지 마십시오. 이모티콘은 전문가가 아닌 것처럼 보일 수 있으므로 가급적 사용하십시오. 부정적인 성명서를 작성한 후에 웃는 얼굴로 생각하면 긍정적 인 것으로 간주하지 마십시오.

메시지를 보내기 전에 철자, 문법 및 구두점을 확인하십시오. 그렇게하는 것은 정보를 전달하고, 문제를 해결하거나, 질의에 응답하기 위해 긍정적이고 도움이되는 메시지를 준비하는 시간을 보였다는 것을 나타냅니다.