가용성을 요청하는 전자 메일을 작성하는 방법

전자 메일은 비즈니스 통신의 승인 된 형식이므로이 방법을 사용하여 모임의 가용성을 요청할 수 있습니다. 귀하가 만난 적이 없거나 귀하의 제품이나 서비스에 대해 거의 알지 못하는 사람에게 연락 할 때는 최대한 간결하게 정보를 전달해야합니다. 많은 임원이 스마트 폰과 태블릿을 통해 이메일에 액세스하며 오랜 메시지를 읽을 시간이 없음을 기억하십시오. 귀하의 이메일은 정중하고 적절한 언어를 사용하여 요점을 지켜야합니다.

개인적으로 이메일 주소를 기입하고 가능한 한 간단히 시작에 그 목적을 진술하십시오. 몇몇 비즈니스 사람들은 당신이 무엇을 요구하고 있는지 이해하려고 노력하는 두 단락을 읽을 시간이 있습니다. 독자가 자신의 편의에 따라 약속을 잡으라고 쓰는 문장으로 이메일을 엽니 다.

회의를 요청한 이유에 대한 목적 진술을 따르십시오. 수령인에게 당신이 누군지 간략하게 알려주고 그 사람과 만날 필요가있는 이유를 설명하십시오. "회사는 귀하의 지역에서 운영되며 귀하에게 혜택을 줄 수있는 서비스가 있습니다"와 같은 명확한 언어와 짧은 문장을 사용하십시오.

삼.

해당 날짜 중 어느 것도 적합하지 않은 경우 대체 옵션을 요청하여 모임의 잠재적 인 날짜와 시간을 제안하십시오. 그러면받는 사람에게 회의를 설정하는 데 필요한 책임이 사라지고 응답하기가 더 쉬워집니다. 당신이 그의 가용성에 대한 세부 사항을 제공하도록 요청하면, 당신은 그가 당신보다 더 많은 일을하도록 요구하고 있습니다.

회의 장소와 그 이유를 분명하게 명시하십시오. 초기 회의의 경우, 요청을 한 사람이 회의에 참석할 수 있도록하는 것이 허용됩니다. 그러나 수혜자가 귀하의 시설과 제품을 볼 수 있도록 귀하의 비즈니스에 와야하는 경우에는 적용되지 않습니다. 이 경우 이메일에 설명되어 있습니다.

사용 가능 여부를 요청하는 이메일에 정중하고 문명화 된 언어를 사용하고 맞춤법 및 문법이 올바른지 확인하십시오. 잠재 고객이나 비즈니스 관계자는 언어에 대한 이해가 부족한 메시지를 보류 할 수 있습니다. 귀하의 사업체와의 관계에서받는 사람에게 잠재적 인 혜택에 대해 간단히 언급하십시오.

수신자가 쉽게 액세스 할 수 있도록 회사 및 제품이나 서비스에 대한 정보를 전자 메일에 첨부하십시오. 수령인에게 회의 요청 이유를 알릴 수있는 제품 또는 서비스에 대한 회사 웹 사이트 및 뉴스 기사 링크를 제공합니다. 전자 메일의 크기를 2 메가 바이트 미만으로 유지하고 첨부 파일에 컴퓨터 바이러스가 포함되지 않도록하십시오.

수신자가 응답하지 않은 경우 1 주일 후에 이메일 요청을 추적하십시오. 두 번째 이메일에서 첫 번째 이메일을 받았음을 확인하고 회의 요청을 다시 반복하십시오. 수령하지 않은 경우 수령일에 전화로 수령인에게 연락을 취하고 응답을 받도록 전화 통화를 예약하도록 명시하십시오.