파일 구성 기법

조직 된 파일 시스템을 유지하는 데는 많은 이점이 있으며, 비즈니스 세계에서 이러한 유형의 조직 기술은 생산성과 효율성을 높일 수 있습니다. 파일 관리 시스템은 여러 가지 형식을 취하기 때문에 사용자에게 적합한 파일링 기법을 고안하고 의도 한 목적을 달성하는 것이 중요합니다.

파일을 작성하는 데 필요한 것을 알고 있어야합니다.

이제 조직화 될 때가되었으므로 책상 위에 파일 스택을 작성하고 파일을 작성해야하는지 결정하십시오. 문서를 정렬하면 어떤 종류의 정보를 삭제해야하는지에 따라 어떤 유형의 조직 기법을 사용할지를 알 수 있습니다. "클라이언트 파일", "재무 파일"또는 "마케팅 파일"과 같이 결정한 범주에 따라 하위 파일을 만듭니다. 문서를 정렬하는 동안 더 이상 필요하지 않은 파일을 제거하거나 회사 보관소에.

전자 파일을 구성해야하는 경우 전자 문서를 사용하여 동일한 작업을 수행하십시오. 전자 하위 폴더를 만들고 파일의 종류에 따라 폴더에 문서를 놓습니다. 오래된 문서와 오래된 문서를 컴퓨터 휴지통으로 이동하십시오.

알파벳 순서

모든 하위 파일이 완성되고 파일을 작성해야하는 것을 알고 나면 쉽게 정보에 액세스 할 수 있도록 문서를 체계적으로 정리하는 방법을 알 수 있습니다. Texas State Library and Archives Commission에 따르면 알파벳순 파일 시스템은 기본적이고 가장 선호되는 파일 구성 기법 중 하나입니다. 알파벳 파일링은 알파벳 글자에 따라 문서를 구성하는 것과 관련이 있으며 하드 카피 또는 전자적으로 수행 할 수 있습니다. 문서를 영문자 순으로 선택하는 경우 A부터 Z까지 레이블이 지정된 파일 폴더를 정리하고 파일을 정리하십시오.

시간 순서

파일을 날짜순 또는 날짜 순서에 따라 정렬하는 파일링을위한 연대 기적 조직 기법을 사용할 수 있습니다. 기업가 네트워크 (Entrepreneur Network, 기업가를위한 온라인 리소스)는 레코드를보다 편리하게 작성하고 액세스하기 때문에 연대 기적 조직 기법을 사용하도록 권장합니다. 이러한 유형의 조직 시스템은 회의에서 파일을 정리할 때 특히 유용 할 수 있습니다. 하드 및 전자 파일의 경우 필요에 따라 주, 월, 분기 또는 년으로 구분 된 폴더를 만듭니다.

프로세스 유지 보수

이러한 서류를 쌓아두기는 쉽지만 신청 절차를 수립하는 것이 좋습니다. 새 문서가 책상에 떨어지면 가능한 한 빨리 파일을 정리하십시오. 이렇게하면 대량의 파일링 프로젝트를 수행하는 데 드는 시간을 절약 할 수 있습니다. 문서를 즉시 제출할 수없는 경우 설정 한 순서 (알파벳순 또는 연대순)로 파일 트레이에 보관하십시오. 그러면 나중에 더 빨리 파일링 작업을 수행 할 수 있습니다.