정보 관리 시스템의 특징

많은 기업들이 정보 관리 시스템 또는 IMS를 사용합니다. 몇몇 중소기업은 대부분의 오피스 소프트웨어 제품에있는 데이터베이스를 통해이를 수행합니다. 다른 업체는 외부 IMS를 구입하고이 시스템을 현재 사용중인 소프트웨어와 통합합니다. 회사가 선택하는 정보 관리 시스템의 유형은 시스템이 회사에 가져올 수있는 얼마만큼의 가치에 달려 있습니다.

데이터베이스 관리

정보 관리 시스템의 주요 특징은 데이터를 저장하고 해당 데이터를 시스템 사용자가 쉽게 검색 할 수 있도록하는 것입니다. 선택한 데이터베이스의 유형에 따라 정보 관리 시스템이 정보 요청 또는 쿼리에 응답하는 방법이 결정됩니다. 관계형 데이터베이스를 사용하는 시스템은 하나의 큰 테이블 대신 데이터를 별도의 테이블에 저장합니다. 데이터가 저장되면 데이터베이스 관리자는 키 사용을 통해 관련 데이터 테이블을 서로 연결합니다. 이 키는 한 테이블의 데이터와 다른 테이블의 데이터 간의 관계를 식별합니다. 관계형 데이터베이스는 질의에보다 신속하게 응답하고 계층 형 데이터베이스보다 많은 정보를 저장합니다. 계층 적 데이터베이스는 항상 데이터베이스의 맨 위에서 시작하여 아래로 이동합니다. 서로 다른 정보 간의 관계를 살펴 보지 않습니다.

보고

정보 관리 시스템의 다음으로 가장 중요한 기능은 보고서 형식입니다. 정보 관리 시스템은 보고서를 생성 할 때만 유용합니다. 의사 결정 프로세스에서 도움이되는 정보를 생산하는 능력은 이러한 종류의 시스템의 핵심 속성입니다. 대부분의 IMS는 여러 보고서 템플리트를 제공하지만 다른 보고서 템플리트는 필요에 맞게 사용자 정의 된 특정 보고서를 작성하고 이러한 보고서를 다른 사람들이 사용할 수 있도록 템플리트로 저장하는 기능을 제공합니다.

오픈 액세스

시스템 아키텍처에 대한 개방형 액세스를 허용하는 정보 관리 시스템을 통해 회사는 외부 규정 및 내부 요구 사항을보다 쉽게 ​​준수 할 수 있습니다. 개방형 액세스는 IMS를 기존 시스템과보다 쉽게 ​​통합 할 수 있음을 의미합니다. 이 기능을 사용하면 외부 서비스 담당자가 내부 서비스 변경을 수행 할 필요가 줄어 듭니다. 개방형 액세스는 내부 리소스가 시스템 유지 관리를 관리 할 수 ​​있으므로 유지 관리 비용도 줄입니다.

완성

정보 관리 시스템은 일반적으로 회사의 기존 시스템과 통합됩니다. 이러한 다양한 시스템이 얼마나 잘 통합되는지는 대개 내부 및 외부 리소스에 많은 문제를 야기합니다. 우수한 IMS는 레거시 시스템과 쉽게 통합 할 수 있으므로 회사는 이미 수행 한 장비 투자를 유지할 수 있습니다.

확장 성

모든 회사가 일부 정보 관리 시스템을 완전하게 제공하는 것은 아니기 때문에 확장 성이 구매 고려 사항이됩니다. 소기업은 이제 IMS의 축소 버전을 요구할 수 있지만 몇 년 내에 추가 기능과 더 큰 데이터베이스 관리 기능이 필요합니다. 확장 가능한 시스템을 구입하면 회사의 초기 투자를 잃지 않고 성장할 수 있습니다.