회의 일정에 초점 항목은 무엇입니까?

회의는 혁신적인 아이디어가 탄생하는 역동적 인 모임이 될 수 있습니다. 참가자들은 시간을 낭비하고 아무 것도 성취하지 않은 것처럼 느껴지므로 템퍼를 신속하게 선동 할 수 있습니다. 중소기업 소유주로서 회의를 역동적이고 좌절감없는 방향으로 이끌어가는 것이 귀하의 임무입니다. 그러려면 "포브스"에 따라 의제 작성 시간을 두 배로 늘려야합니다. 의제 제작 과정의 일부로 미팅의 내용과 방향을 결정하는 포커스 항목을 만들어야합니다.

조직의 중요성

일정 항목, 작업 항목 또는 주제라고도하는 포커스 항목은 회의 중에 고려되거나 논의 될 예정인 항목입니다. 회의 일정은 집중 항목 목록, 발표 또는 토론을 담당하는 참가자 및 헌신 시간입니다. 전략적으로 의제로 구성되어 초점 항목의 순서는 회의의 구조에 대한 개요를 제공합니다. 예를 들어 첫 번째 초점 항목은 논의 된 첫 번째 항목이 될 것이며 마지막 포커스 항목은 회의가 끝나기 전에 고려해야 할 마지막 문제 일 것입니다.

행동 강조

포커스 항목은 행동 동사로 시작해야하며 회원은 성취해야 할 것을 이해하는 데 도움이됩니다. 예를 들어 "이벤트 참석자 목록"을 나열한 경우 참가자는 참석자 목록을 수정, 검토, 선택 또는 수정하는지 여부를 알 수 없습니다. 대신, "이벤트 참석자 목록에 투표하십시오."라고 적으십시오. 이렇게하면 초점 항목이 훨씬 명확 해지고 회의 참가자는 무엇을 기대해야하는지 알 수 있습니다.

초점 항목 선택

초점 항목을 결정하기 전에 회의가 끝날 때까지 수행하려는 작업을 결정하십시오. 회의의 목표를 알고 나면 목표를 달성하는 데 도움이되는 초점 항목을 개발할 수 있습니다. 초점 항목을 찾을 수있는 좋은 장소에는 마지막 회의록과 참가자들의 의견이 포함됩니다. 잠재적 인 포커스 항목 목록을 작성한 후에는 항목이 관련되어 있고 모든 참가자를 포함하는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우, 참가자들이 집중적으로 참여하고 있는지 확인하기 위해 여러 회의를 가질 것을 고려하십시오.

준비 중

회의 의제에 초점 항목을 추가 할 경우 본인 또는 선택한 참가자가 필요한 지원 자료를 모아서 문제를 해결할 준비가되었는지 확인하십시오. 예를 들어, 초점 항목에 "재무 보고서 승인"이라고 표시된 경우 회의에 보고서가 있어야합니다. 비즈니스 소유자는 회의가 열리기 며칠 전에 각 참가자가 필요한 지원 자료에 액세스 할 수 있는지 확인하여 적절한 회의를 가질 수 있도록 할 수 있습니다.