환불을 거부하는 편지 쓰기 방법

중소기업 소유자는 불행한 고객을 갖고 싶어하지 않지만 고객이 원하는대로 문제를 해결할 수있는 것은 아닙니다. 고객이 귀하의 제품이나 서비스에 소요 된 비용에 대해 환불을 요청할 경우, 이용 가능한 모든 정보를 검토하고 상황에 따라 환불이 필요한지 여부를 결정해야합니다. 환불하지 않기로 결정한 경우 고객에게 환불 요청 거부 사유를 간략하게 설명하는 정중하지만 확실한 거부 서신을 보내서 즉시 알려주십시오.

전문 문구 및 인사말 사용

회사 편지지를 사용하고 편지를 쓸 때 표준 비즈니스 편지 형식을 따르십시오. 고객의 날짜와 성명, 간결한 제목 - "제목 : 5 월 10 일 환불 요청"등을 기입하십시오. "Dear Ms. Smith :"와 같은 정식 인사로 연설을 시작하십시오.

굳건하고 정중 한 음색으로 작성하십시오.

굳건하지만 정중 한 언어를 사용하십시오. 처음 몇 문장에서는 환불 요청을 인정하고 상황을 조사하기 위해 취한 조치를 간략하게 설명하고 결정에 이릅니다. "귀하의 요청을 둘러싼 상황을 개인적으로 들여다 보았습니다."또는 "계약 조건을 검토 한 후 관리자와 이야기했습니다."와 같은 문구로 사례를 강화하십시오.

사과의 입장을 취한다.

예의 바른 후회를 표하되, 귀하가 요청을 거절하고 귀하의 주요 단락에 이유를 제공하고 있음을 명확하게 진술하십시오. 가능할 때마다 귀하의 결정을 정당화하기 위해 특정 회사 정책을 인용하십시오.

예

최근에 구입 한 시계에 대해 고객이 환불을 요청하는 경우 편지에 다음과 같이 표시 될 수 있습니다.

"새 시계에 만족하지 못해 죄송 합니다만, 우리는 환불을하지 않기로 결정했습니다. 제조업체의 정책에 따르면 시계는 방수가되지 않아 수중에 착용해서는 안됩니다. 수영을하는 동안 시계를 착용 했다며, 보증을 무효화합니다. "

다른 경우, 회사의 환불 보증 기간이 만료되었거나 고객에게 상품이 계약 조건에 따라 판매됨을 상기시켜 "조건부 - 환불 또는 반품 없음"이라고 설명함으로써 결정을 설명 할 수 있습니다.

고객의 가치를 강화하십시오.

마지막 단락에는 고객의 후원에 감사하는 간단한 진술을 포함 시키십시오. 장기 또는 소중한 고객을 멀리하는 것을 두려워하는 경우 환불 대신 가치가 낮은 것을 제공하는 것이 좋습니다.

예

다음과 같은 문구를 고려하십시오.

"현재 환불을 제공 할 수는 없지만 귀하의 비즈니스를 소중히 여기며 다음 구매시 15 % 할인을 제공하고 싶습니다."

또 다른 옵션은 향후 구매시 사용할 수있는 크레딧을 제공하는 것입니다. 이 위안은 환불 거절의 타격을 약화시킬 수 있습니다. 손으로 쓴 서명을 포함하여 정식 비즈니스 서명 블록으로 편지를 닫습니다.

전송 전 교정 서한

너의 편지를 조심스럽게 교정해라. 모든 인쇄 상 또는 문법상의 오류를 수정하고, 깨끗한 사본을 인쇄하고 다시 서명하십시오. 특히 소중한 고객 또는 상당한 환불 요청의 경우 다른 주인이나 고위 관리자가 귀하의 편지를 보내기 전에 검토하도록하십시오.