종업원 W-4의 유지를위한 연방 정부 지침

직원이 소득에서 원천 징수 세액을 설정하기 위해 고용주에게 W-4를 제출합니다. 고용주는 직원의 인사 파일에이 양식을 보관합니다. 국세청 (Internal Revenue Service)은 직원이 개인적인 상황이 바뀌면 소득 원천 징수를 갱신하도록 직원에게 조언합니다. 기록 유지가 적절하고 합법적이며 완전한지 확인하려면 중소기업에서 직원 W-4를 유지하는 데 대한 연방 지침을 따르십시오.

연방 소득세 원천 징수 문서

연방 정부는 고용주가 보유해야하는 원천 징수 문서 그룹에 다양한 서류를 포함합니다. Automatic Data Processing Inc. 출판물에 따르면 고용주는 직원 지불, 세금보고 및 예금과 관련된 모든 기록을 보유해야합니다. 이 위임 사항은 연방, 사회 보장, 메디 케어 및 연방 실업 세금 법세에 적용됩니다. 이 지침에 따라 고용주는 연방 정부의 요구 사항에 따라 W-4 양식을 보유해야합니다.

보유 기간

W-4 양식에 대한 보존 기간은 세금 납부일 또는 납부일 중 늦은 날짜에 대해 최소 4 년입니다. 이 요건은 W-4 양식뿐만 아니라 고용주가 보유하고있는 모든 고용 세금 기록에도 적용됩니다. 4 년은 최소한의 지침입니다.

보존 형식

고용주는 W-4 양식을 종이 또는 전자 형식 (고용주가 선호하는 형식)로 보관할 수 있습니다. 국세청 (Internal Revenue Service)은 고용주가 CD-ROM 또는 컴퓨터 하드 드라이브에 세금 기록을 전자 방식으로 저장하여 공간을 절약 할 수 있도록합니다. 전자 기록은 원본 문서를 식별해야하며 W-4는 인쇄 가능해야하며 읽을 수 있어야합니다.

주 지침

주 지침은 다양하지만 연방 요구 사항을 보완하고 반영합니다. 고용주는 해당 비즈니스 상태에 대한 주 지침을 따라야합니다. 최소 보유 기간은 네바다 및 테네시 주와 같은 주에서는 미시간 주에서 6 년, 미네소타 주에서는 8 년입니다. 사용자의 주정부가 연방 정부의 요구 사항보다 긴 보류 요건을 가지고있는 경우 고용주는 주정부의 요구 사항을 준수해야합니다.

W-4 처분

보유 기간이 끝난 후에 공정하고 정확한 신용 거래법에 따라 고용주는 세무 서류를 효과적으로 처분해야합니다. 연방 통상위원회 (Federal Trade Commission)는 사용자가 종이 문서로 세금 서류를 태우거나 분쇄하거나 세분화 할 것을 제안합니다. 전자 매체에 세금 서류를 보관하는 고용주는 아무도 정보를 읽거나 재구성 할 수 없도록 정보를 완전히 파괴하거나 지워야합니다.