팩스 에티켓

비즈니스 커뮤니케이션 에티켓 규칙이 여전히 적용되지만 팩스로 비즈니스 자료를 전송하는 것은 대부분 컴퓨터 화되어 있습니다. 이것은 전문적인 프리젠 테이션을 보장하고 팩스가 의도 된 수신자에게 전달되고 기밀 정보가 비공개로 유지되도록하는 것입니다. 팩스 에티켓은 또한 팩스 규칙을 간소화하는 데 도움이되는 내부 규칙 및 지침을 마련하는데도 도움이됩니다.

보내는 팩스 식별자

전자적으로 또는 팩스로 팩스를 보낼 때 각 팩스는 항상 식별 정보를 동반해야합니다. 여기에는 회사 이름과 로고, 연락처 정보 및 팩스를 보내는 사람의 이름이 포함되어야합니다. 또한 팩스 전송 날짜, 첨부 파일의 특성 및 크기, 팩스 이유를 나타내는 메모를 포함하십시오.

스팸 메일 금지

팩스 기계를 사용하여 스팸이나 원치 않는 광고를 보내지 마십시오. 귀하의 고객을 자극 할뿐입니다. 요청한 정보와 가끔씩의 뉴스 업데이트로 팩스를 제한하고 요청되지 않은 팩스는 한두 페이지 정도 간략하게 보관하십시오. 마찬가지로 스팸 메일을받지 않도록 팩스 번호를 보호하십시오. 이것은 기계를 묶고 종이와 잉크를 낭비 할 수 있습니다. 필요에 따라 팩스 번호를주고 직원이 개인 팩스를 보내지 않도록하십시오.

기밀 정보 보호

다른 사람이 팩스를 보낼 때 마우스를 가져 가거나 트레이에서 새 팩스를 볼 때 꺼내거나 뒤집어서 뒤집어서 수신자의받은 편지함에 넣거나 개인적으로 배달하십시오. 이렇게하면 개인 정보를 기밀로 유지하는 데 도움이됩니다. 필요한 경우 즉각적인 송수신 요구가 먼저 보장되는지 확인하려면 팩스 기기의 우선 순위를 지정하십시오.

팩스 조정

가능하면 팩스 수신을 우선시 할 수있는 관리 보조자에게 송수신 팩스를 위임하고 문서가 자신이 원하는 위치에 있는지 확인하십시오. 따라서 직원이 팩스를 기다릴 필요가 없으며 정기적으로 기계 또는 기수를 확인하여 위치를 확인할 수 있습니다. 한 명의 책임자가이 작업을 수행하면 작업을 간소화하고 팩스 작업을보다 효율적으로 수행 할 수 있습니다.

팩스로 보내지 않을 때

팩스는 커버 시트에있는 이름에 속한 것보다 더 많은 눈으로 볼 수있는 잠재력이 있음을 기억하십시오. 잠재적 인 손해를 입힐 수있는 인사 기록이나 회사 재무 데이터와 같은 개인 정보를 팩스로 보내지 마십시오. 이러한 유형의 데이터는 야간 배달 또는 달팽이 메일을 고려하십시오.