효과적인 의사 소통의 요소

중소기업 소유자는 6 마일 (약 10 킬로미터) 높이의 날을 보내고 지루한 날들을 보게 될 것입니다. 매 분마다 기분이 좋고 오후 2 시까 지 끝내고 싶은 날입니다. 중소 기업 소유주로서 일상 생활에서 예측할 수있는 한 가지 점은 직원, 고객, 공급 업체, 판매 담당자, 지역 사회 단체, 정부 공무원 및 직원과 매일 매일 의사 소통을해야한다는 것입니다. 총 이방인. 구두로 구두로 말로 나타내는 단어와 문자 메시지, 광고 및 소셜 미디어 글, 전자 메일, 서신 및 프리젠 테이션에 쓰는 단어로 의사 소통 할 수있는 능력에 의해 판단되고 판단됩니다.

스스로를 "주된 의사 전달자"라고 생각하지 않을 수도 있습니다. 그러나 효과적으로 의사 소통하는 능력을 키우는 데있어 의사 소통 기술을 연마하는 것이 중요합니다. 시간의 현명한 투자로 적어도 대부분의 시간을 이해하고 주변 사람들을 이해할 수 있도록 도와줍니다. 이 연습을 올바르게 완료하려면 효과적인 의사 소통을 촉진하는 몇 가지 요인이 있습니다.

• 상단에서 가져와 모든 의사 소통 방식에 관련된 단계에 대한 지식을 새로 고칩니다.
• 적극적인 청취의 가치를 받아들입니다.
• 효과적인 의사 소통의 장애물을 극복 할 수 있도록 평가하십시오.

이렇게하면 중소기업의 주인으로 봉사하는 데 필요한 자신감과 자신감을 고객에게 부여 할 수 있습니다.

커뮤니케이션 프로세스 따르기

비즈니스 소유자는 특정 날짜에 발생하는 의사 소통과 관련된 모든 요소를 ​​잃어 버리게됩니다. 하지만 대부분은 아마도 다음과 같은 목적으로 인도 될 것입니다.

• 정보 전달 정보 교환 정보 요청
• 불만 신고
• Persuade 문제 해결 차이 조정 * 즐거움

목표에 상관없이 모든 형태의 의사 소통에 관련된 단계는 근본적으로 같습니다. 원에서 여섯 단계를 시각화하는 것이 도움이 될 수 있습니다 - 하나는 다른 것을 따르거나 선형 순서는 왼쪽에서 오른쪽으로 :

• 보낸 사람이 아이디어를 개발합니다. 모든 메시지는 아이디어를 개념화하는 것으로 시작됩니다. 어쨌든 당신이 이론적 근거가 없다면 의사 소통 할 이유가 없습니다.
• 보낸 사람이 메시지를 공식화합니다. 그런 다음 아이디어를 말로 표현해야합니다. 어떻게 자신을 표현할 것인지 결정해야합니다. 커뮤니케이션 전문가는 이것을 "인코딩"이라고 부릅니다. 이것은 가장 까다로운 단계 일 수 있으며, 올바르게 이해할 때까지 여러 번 수정해야합니다.
• 보낸 사람이 메시지의 매체를 선택합니다. 중소기업 소유주로서 기술 덕분에 전임자가 처분 할 수 없었던 선택에 직면 해 있습니다. 이것이 부분적으로이 단계가 신중하게 고려되어야하는 이유입니다. 대면 커뮤니케이션은 종종 전자 메일 및 특히 텍스트 메시지에서 발생할 수있는 잘못된 통신 유형을 방지합니다. * 보낸 사람이 메시지를 전송하므로 선택한 미디어를 통해 이동할 수 있습니다. 이 단계를 통해 보낸 사람의 역할이 완료됩니다.
• 수신자는 메시지를 수신하고 해독합니다. 이러한 장벽과 장애물 및 통신 고장의 다른 요인들이 가장 많이 드러날 가능성이있는 바로는 도전에 처할 수있는 단계입니다. 보낸 사람과받는 사람이 같은 의미를 메시지에 지정하지 않으면 효과적인 의사 소통이 불가능합니다.
• 수신자가 피드백을 제공합니다. 의견은 의사 소통 과정을 끝내지 만 항상 우호적 인 것은 아닙니다. 모든 발신자는 긍정적 인 피드백을 간절히 원하지만 실제로 발신자와 수신자 간의 양방향 의사 소통이 정직하고 진실한 채로 남아 있다면 혼란 스럽거나 논쟁의 여지가 있거나 분노한 의견은 의사 소통의 차이를 메울 수있는 기회를 제공합니다.

너의 적극적인 듣기 기술을 연마하라.

마지막 요점이 회의론자를 자극한다면, 혼란 스럽거나 논쟁의 여지가 있거나 분노한 교환이 제대로 끝나지 않았다고 생각할 것입니다. 커뮤니케이션이 비효율적이었을뿐만 아니라, 분열적이었다.

근본 원인? 모든 경우에 발신자 또는 수신자 측에서 듣는 기술이 부족합니다. 매번 효과적인 의사 소통을 망칠 수 있으며, 다음과 같은 경우 도움이되지 않습니다.

• 초등학교 때까지, 학생들은 신중히 생각하거나 혼란스럽게 느껴질 때 "주의를 기울이지 않기"때문에 책망을 받았습니다. 그러나 주목하고 듣는 것은 다른 두 가지이며, 미국 학교는 학생들에게 더 나은 청취자가되는 법을 가르치지 않습니다.
• 듣기와 듣기에는 두 가지 기술이 있습니다. * 청력은 보는 것을 보는 것 이상을 이해하지 못하게합니다.
• 대부분의 사람들은 듣기보다는 말하기를 선호하며, 다른 사람이 이야기 할 때 자신의 시간을 잠시 쉬기도합니다.

효과적인 커뮤니케이션에 대한 가장 일반적인 장벽과 장애물을 극복하고이를 극복하는 방법을 배우기 전에 모든 기업가와 마찬가지로 귀하에게 혜택을 줄 수있는 기술 (능동적 인 청취)을 고려하십시오.

대학에서의 능숙한 독서를 연마하고 나면 책의 페이지를 새로운 방식으로 바꾼 것처럼 적극적인 청취 기술을 연마하면 새로운 수준의 이해를 얻을 수 있습니다. 그것은 당신이 클라이언트 전화를 할 때 낮은 볼륨 라디오로 야구 경기를 듣는 것과 같은 "수동 청취"의 반대입니다. 미네소타 대학교 (University of Minnesota)는 능동 청취를 다음과 같이 설명합니다 :

• "... 다른 사람들의 말에 충분히주의를 기울이고, 요점을 이해할 수있는 시간을 가지며, 적절하게 질문하고 부적절한 시간에 방해하지 않는 것이 좋습니다."

능동적 인 청취는 학습 된 기술이므로 초등, 중, 고등학교 및 대학에서 배우지 않는 것이 더 놀랍습니다. 그것은 능동적이고 능동적 인 청취자가되기 위해서 연습과 집중이 필요합니다. 그러나 메인 대 (University of Maine)가 추진하는 5 단계 전략을 실습함으로써 "능동적 인 청취자"가 될 수 있습니다.

• 누군가의 아이디어, 생각 또는 감정을 먼저인지하십시오. 의역을 말하십시오 (발신자가 직접 말한 내용을 다시 말하십시오). 판단없이 자유로운 질문을하십시오. 요약하고 명확히하십시오. 당신의 의견을 제공하십시오 (물론 외교적으로).

능동적 인 청취가 통신 중단을 결코 경험하지 않는다고 보장하지 않습니다. 그러나 효과적인 의사 소통을 촉진하는 모든 요소 중에서, 가장 중요한 것은 틀림없이 모두입니다. 그리고 이것은 앞에 놓여있는 장벽과 장애를 고려하기에 앞서 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션을위한 장벽 극복

효과적인 의사 소통을위한 가장 먼저 가장 복잡한 장벽 은 태도입니다. 그것은 다음을 포함하여 마음의 상태를 형성하는 많은 요소를 포함하기 때문에 복잡합니다.

• 성별 사회 경제적 지위 문화
• 개인적인 신념
• 종교적 신념
• 친숙 함이나 신뢰성 부족 * 선택적 지각 (우리 자신의 의제에 맞게보고 듣는 것을 걸러내는 행위)

효과적인 의사 소통을 촉진하는 이러한 과제와 챔피언 요인을 막기 위해 :

• 협력적인 어조를 채택하십시오. * 자신을 다른 사람의 입장에 두십시오 (또는 적어도이 일을 시도하십시오). 그것은 공감이라고 불리며, 능동적 인 듣기를 마스터 한 이후에 또 다른 학습 된 기술입니다.
• 교감을 형성하십시오 - 쉽고 편한 느낌. (시간이 지남에 따라 신뢰감이 생겨 개방적이고 정직한 의사 소통이 이루어질 수 있습니다.) 지금 당장은 긴장을 줄이고 의사 소통의 자유로운 흐름을 장려하기 위해 최선을 다하십시오.
• 열린 마음을 유지. 판단하거나 비판하는 것을 삼 간다.
• 방어력을 갖거나 조기 가정을 형성하지 마십시오.
• 메시지에 중점을 두되, 어떤 요인 (예 : 감정의 존재 또는 이해하기 힘든 억양)이 아닙니다.

효과적인 의사 소통 의 두 번째 장벽 은 언어와 매체 입니다. 태도와 마찬가지로 동등하게 광범위하며 다음과 같은 요인을 포함합니다.

• 단어 선택 * 음색 (음조, 억양 및 음량 포함)
• 신체 언어 및 몸짓 * 비언어적 신호

이러한 과제를 해결하고 효과적인 커뮤니케이션을 촉진하는 요소를 강화하려면 다음과 같이하십시오.

• 간단하고 명확하며 정확한 언어를 사용하십시오. * 복잡한 단어와 은유를 피하십시오.
• 어휘에서 속어와 전문어를 버리십시오. 편견이있는 언어 또는 고정 관념을 암시하는 단어는 피하십시오. 표정과 목소리를 조화 시키려면 최선을 다하십시오. 손동작 사용을 제거하십시오 (또는 적어도 줄이십시오). 강조하기 위해 의도 할 수도 있지만 혼란 스러울 수 있습니다. 험담을 자제하십시오 (듣기와 퍼짐 모두).
• 누군가의 기본적인 프라이버시 권리를 항상 보호하십시오.
• 메시지를 보완하는 매체를 선택하십시오. 예를 들어, 긴급한 정보는 아마 빠른 매체를 요구할 것입니다. 나중에 언제든지 두 번째 미디어를 후속 조치 할 수 있습니다.
• 중요한 경우 문자 메시지로 말투적 인 메시지를 강화하는 것도 고려하십시오. 또한 설명으로도 사용될 수 있습니다.

당신이 말하고 말하는 것을 의미하는 것을 말하면 간단합니다. 최소한 당신이 드릴 다운하고 잠시 멈출 수있는 몇 가지 예를 고려할 때까지. 또한 "근원을 고려하는 것"도 중요합니다. 왜냐하면 두 사람이 동일한 메시지에 대해 서로 다른 두 가지 방식으로 반응 할 수 있기 때문입니다.

직원을 책망해야하는 경우 분명히 개인적으로 직접 수행하는 것이 좋습니다. 그러나 직원을 칭찬하고 싶다면 어떨까요? "청중"과 함께해야합니까? 1 년 만에 영어를 마스터하지 않았던 것처럼 언어와 매체의 약점을 최소화하는 법을 배울 것입니다. 시간을주십시오. 당신은 인내 할 것입니다.

효과적인 의사 소통 의 세 번째 장벽 은 청취와 피드백 입니다. 훌륭한 청취 기술이 없으면 메시지를 보낸 사람은받는 사람이 메시지를 이해하는지 여부를 알 수 없습니다. 피드백없이, 발신자는 수신자가 메시지를 올바르게 해석했는지 여부를 알 수 없습니다. 많은 요인들이이 중요한 과정을 방해 할 수 있지만 다음과 같은 범주에 속하는 경향이 있습니다.

• 부주의
• 방어력 * 조기 가정
• 정밀도 부족
• 선명도와 유창함 * 들리지 않음

능동적 인 청취 기술을 연마하면 이러한 도전에 대처하고 효과적인 의사 소통을 촉진하는 요인을 피하는 데 도움이됩니다. 당신은 또한 수:

• 경고를보십시오 (그리고 너무 조심하십시오.) * 구체적으로하십시오.
• 설명을 위해 질문하십시오.
• 다른 사람이 메시지를 끝내기 전까지는 판단을 회피하고 응답하십시오. * 조언을 구하는 경우에도 지시문처럼 문제를 제기 하지 말고 제안 하십시오. 소프트 페달링 (soft pedaling)으로 알려진이 유형의 조언은 실제로 "솔루션"의 일부가 아니더라도 "we"라는 단어를 사용하면 더 쉽게 받아 들일 수 있습니다. 또는 "당신은 무엇에 대해 생각합니까 ..."또는 "당신은 일을 고려 했습니까 ..."라고 시도하십시오.

효과적인 의사 소통 의 네 번째 장벽 은 소음 및 신체 장애, 효과적인 의사 소통을 위해 다음을 포함 할 수있는 요소를 제거하는 것입니다.

• 사람의 소음 기계 소음 교통 소음 온도 조명 * 좌석 배치
• 크라우 딩

그러한 산만 함을 제거 (또는 적어도 줄이는 것)하는 것이 명백한 치료법 인 것 같습니다. 모든 문제를 해결할 수있는 방법입니다. 당신이 열악한 환경의 자비하에있을 때 당신이 취할 수있는 최선의 조치는 청취, 대화 및 상호 작용에보다 도움이되는 것으로 이동하는 것입니다. 예, 장소 변경을 제안하기 위해 누군가를 방해해야 할 수 있습니다. 그러나 중요한 메시지가 다른 출처와 경쟁하고있는 환경에서 앞서 나가는 것과 비교할 때 짧은 중단은 아마도 창백해질 것입니다.

당신은 배우고 성장할 것입니다.

소프트웨어 선택, 회계 시스템, 광고 계획 및 중소기업의 다른 모든 요소를 ​​미세 조정할 때 실수를 저지르는 것과 마찬가지로 의사 소통 기술을 기획 할 때 실수를 범할 것입니다.

몇 개의 버튼을 눌러서 조정할 수있는 컴퓨터 및 컴퓨터 프로그램과는 달리, 인간은 단추 또는 지침 설명서가 장착되어 있지 않습니다. 이것은 부분적으로 귀하의 비즈니스에 대한 인간의 역 동성이 가장 도전적 일뿐만 아니라 모두에게 가장 보람있는 것으로 판명되는 이유입니다.