직원 파일 체크리스트

인사 부서의 가장 중요한 기능 중 하나는 고용 파일, 복리 후생 및 안전 관리 파일, 교육 및 개발 기록을 포함한 기록 관리입니다. 직원 파일에는 모든 고용 조치에 대한 기록이 들어 있습니다. 직원 파일이라고도하는 고용 파일은 파일이 정확하고 완전하며 최신 상태인지 확인하기 위해 정확하고 정확한 조치가 필요합니다. 많은 조직에서 두 가지 유형의 고용 파일이 있습니다. 인사부에서는 모든 직원 한 명당 파일을 관리합니다. 부서는 또한 "수퍼바이저"또는 "부서"파일을 유지합니다. 이 파일에는 일반적으로 직원의 출석, 성과 및 비상 연락처와 관련된 정보 만 포함됩니다.

직원 파일 보존

인적 자원 파일은 인적 자원 부서의 특정 개인에게만 부여되는 액세스로 비밀이 유지됩니다. 인적 자원 교육의 핵심 요소는 직원 파일의 기밀성과 기밀성 위반에 대한 결과입니다. 미국 평등 고용 기회위원회 (Equal Employment Opportunity Commission)에 따르면 직원 파일은 직원 종결 일 이후 1 년간 유지되어야합니다. 또한 공정 근로 기준법 및 고용 차별 고용 법에 따라 임금, 성과 증진, 승진 및 관련 고용 조치와 관련된 직원 기록을 최대 3 년간 보관해야합니다. 취업 기록 보유에 관한 주 규정을 항상 확인하십시오. 예를 들어 텍사스 주 유지와 관련한 법률은 직원 사기 또는 기밀 위반과 관련된 사안에 대해 4 년 간 해당됩니다.

HR 부서 직원 파일 내용

직원 파일에 들어가는 초기 문서는 고용 신청서와 선정 과정 및 인터뷰에 관한 메모입니다. 일단 후보자가 고용 제안을 수락하면 그녀는 미국에서 일할 수있는 자격이 있음을 증명해야합니다. 직원의 상황에 따라이 서류는 출생 증명서, 사회 보장 카드, 운전 면허증, 여권 또는 취업 비자 서류와 같은 신분증을 포함 할 수 있습니다 미국 시민권 및 이민 서비스.

배경 조사 및 회사 공개 및 기밀 유지에 관한 계약서에 관한 문서는 고용 파일에 포함되어 있습니다. 수첩 수령 확인서는 직원의 파일에도 포함되어 있습니다.

고용 파일에는 징계 조치, 표창, 성과 평가, 급여 인상, 상여금, 출석, 승진, 강등, 이적 및 긴급 연락 정보와 관련된 문서도 포함되어야합니다.

HIPAA 보호 된 직원 파일

별도의 직원 파일에는 인사 부서의 지정된 담당자 만 액세스 할 수 있어야합니다.이 개별 파일에는 건강 진단, 건강 보험 선택, 장애 진술 및 근로자 보상 관련 문제에 관한 모든 정보가 들어 있습니다. 건강 보험 이식성 및 책임 성법 (HIPAA)에 따라 모든 의료 문서는 혜택 섹션에서 관리해야합니다. 일반적으로 이러한 기밀 기록을 담당하는 HIPAA 책임자로 인증 된 혜택 관리자입니다.