문서 제어 절차

문서 관리 절차를 통해 회사 운영자는 올바른 문서를 사용하여 업무를 수행 할 수 있습니다. 절차는 품질 보증 프로세스의 핵심 구성 요소입니다. 그들은 문서 준비 및 처리 과정을 추적하여 문서 담당자가 최신 문서를 최신 버전으로 대체합니다. 이러한 절차에는 문서를 작성, 변경 및 승인 한 직원 기록이 포함되어있어 회사에서 실수 방지 및 제품 및 서비스 품질 개선 방법을 결정할 수 있습니다.

창조

문서 제어 절차는 특정 문서 작성 책임자와 문서 작성자가 문서를 식별하는 방법을 지정합니다. 문서에 지정된 형식으로 이름을 지정하는 것 외에도 담당 직원은 자신을 신원을 밝히기 위해 서명해야합니다. 문서에 서명하면 직원이 작업을 완료했다고 간주하고 작업 완료시 표시되는 날짜가 포함되어야합니다.

리뷰

품질 보증 원칙은 기업이 정확성, 특히 기술 도면 및 사양에 대해 많은 문서를 검토 할 것을 요구합니다. 문서 관리 절차는 검토되어야 할 문서, 누구에 의해 검토되어야하는지, 그리고 그러한 검토를 기록하는 방법을 상세하게 설명합니다. 일반적으로 검토 절차는 검토자가 어떤 자격 요건을 갖추어야하는지, 그리고 검토자가 문서에 필요한 변경을 수행하는 방법을 지정합니다. 변경 사항을 기록하는 방법과 검토자가 성공적으로 검토를 완료했음을 표시하기 위해 서명해야하는 위치에 대해 자세히 설명합니다.

개정

검토 중에 변경된 사항을 제외하고 문서의 변경 사항은 종종 프로젝트 또는 작업의 변경으로 인해 발생합니다. 문서 제어 절차는 개정을 시작한 사람과 누가 그것을 수행 하는지를 지정합니다. 개정이 완료되면 개정 된 문서는 직원이 특정 날짜에 가장 최근 개정으로 식별 할 수있는 지정을받습니다. 이전 문서는 더 이상 사용되지 않는 지정과 더 이상 사용되지 않는 표시를받습니다.

바꿔 놓음

문서 제어 절차의 핵심 부분은 최신 버전의 문서가 문서가 사용되는 위치에서 오래된 버전을 대체하는 방법을 회사에서 어떻게 보장 하는지를 자세히 설명합니다. 절차는 문서 갱신을 책임지는 사람을 지정하며 종종 개정의 개시 자입니다. 다른 한편, 절차는 문서의 사용자에게 폐기 된 물질의 식별 및 가장 최근의 개정판을 확인하는 방법을 지시합니다.

외부 문서

기업은 종종 외부에서 제공되는 문서를 사용해야합니다. 이러한 문서는 처음 도착했을 때 내부 절차를 따르지 않습니다. 문서 제어 절차는 그러한 문서를 회사 시스템에 통합 할 책임자를 지정합니다. 여기에는 외부 문서를 식별하는 방법, 검토가 필요한지 여부 및 필요한 경우 수정 작업을 수행하는 방법이 자세히 설명되어 있습니다. 책임감있는 직원은 통합되면 필요한 경우 관련 외부 문서를 사용할 수 있는지 확인합니다.