비영리 단체를위한 지역 회의 예산을 작성하는 방법

많은 비영리 단체는 협회를 위해 기금 모금을 위해 컨퍼런스를 사용하는 반면 다른 사람들은 컨퍼런스를 경비로보고 있습니다. 지역 회의는 일반적으로 국가 별 회의보다 작은 인파를 끌어 당기므로 규모의 경제에 대한 계획을 세워야합니다. 회의 예산을 작성할 때 최종 목표를 아는 것은 지출 및 마케팅 활동을 계획하여 목표를 달성하는 데 도움이됩니다.

1.

가능한 경우 이전 회의에서 예산을 확보하고 최소한 3 년 후에 예산을 확보하십시오. 장소, 요식업, 시청각, 마케팅, 연사 및 교통편을 포함한 각 컨퍼런스의 모든 계약서 사본을 받으십시오. 지역 회의를 개최하는 지부 또는 지구에 해당하는 경우 해당 국가 기관에 연락하여 해당 국가 사무소가 제공하는 재정, 마케팅 또는 물류 지원에 대해 문의하십시오. 국가 대표를 파견하거나 스폰서를 홍보 할 재정적 의무가 있는지 물어보십시오.

2.

이사회 나 대회위원회가 위임 한대로 대회에서 열리는 활동 목록과 그 활동과 관련된 모든 경비를 적는다. 칵테일 파티, 연회, 골프 또는 테니스 토너먼트, 강의, 위원회 회의, 전시회, 배우자 및 어린이 활동 및 춤을 포함하십시오. 이사회 멤버 숙박 및 여행, 컨퍼런스 마케팅, 프로그램 북 인쇄, 현장 방문, 등록 부스 및 공급 업체 모집과 같은 비 활동 경비 목록을 작성하십시오.

삼.

예상 수입과 지출을 페이지의 왼쪽 아래에 나열하는 마스터 예산 문서를 작성하십시오. 등록비, 활동비, 프로그램 북 광고, 스폰서 십, 무역 박람회 부스, 제품 경품 행사 기회 및 추첨식과 같은 수입원을 포함하십시오. 고정 비용과 가변 비용으로 비용을 기재하십시오. 예를 들어 시청각 비용은 등록 번호와 함께 변경되지 않지만 식음료 비용은 변경됩니다.

4.

교육, 엔터테인먼트, 활동, 마케팅, 현장 물류 및 전시회와 같은 다양한 회의 분야에 대한 예산을 개발하십시오. 각 영역을 관리하는 데 드는 비용을 표시하십시오. 예를 들어 현장 방문 물류에는 등록 데스크 직원, 워키 토키, 배지, 등록 소프트웨어, 셔틀 서비스 및 참석자 가방이 포함될 수 있습니다. 마케팅 예산에는 모든 행사 전후 인쇄물과 디지털 광고 및 홍보가 포함되어야합니다.

5.

연설 비용을 지불해야하는지, 여행, 숙박, 식사 및 부수적 비용을 지불해야하는지 결정하기 위해 연사를 제공 할 가능성이있는 연사 또는 기관에 연락하십시오. 귀하의 이벤트에서 노출에 대한 대가로 무료 연사를 제공 할 수있는 업계 공급 업체에 문의하십시오. 자신의 비용으로 행사에 참석할 계획이며 자격을 갖춘 전문가와 경험이 풍부한 강사가있는 회원으로부터 자원 봉사자를 찾으십시오.

6.

낮은, 보통 및 높은 출석, 낮은, 중간 및 높은 매출 예측을 기반으로 시나리오를 만들 수 있도록 예산을 세 권 복사하십시오. 출석률 및 스폰서 십 참여율에 따라 출석률에 따른 영향을 조사하고 지출을 줄이거 나 지출을 늘릴 수있는 기회를 결정하십시오.

필요한 것

• 이전 예산
• 이전 계약
• 국가 기관 요구 사항