전화 시스템을 사용하여 조직 내부 및 외부 사람들과 연락하는 방법

현대 사무실은 이메일 서신, 휴대 전화, 화상 회의 및 문자 메시지와의 의사 소통에 대한 추가 선택으로 어려움을 겪었지만 전화 시스템은 아직도 의사 소통에있어 끈질 기게 남아 있습니다. 사무실 전화는 사무실의 인간 중심으로 작동하여 고객이 자신의 필요를 염려하는 실제 사람들과 일하고 있음을 고객에게 알립니다. 직원은 전화 시스템 사용에 대한 기술 측면과이를 사용할 때 필요한 예의를 이해해야합니다.

전화 걸기

1.

올바른 전화 번호를 찾습니다. 귀하의 전화가 내부 또는 외부 어느 것이 든, 시간을 절약하고 올바른 당사자에게 연락 할 수있는 정확한 번호를 가지고 있는지 확인하십시오. 잘못된 전화 번호에 도달하지 않도록 연락처 목록이나 Rolodex에 문의하십시오.

2.

전화 번호로 전화를 걸고 원하는 수신자에게 연락하십시오. 올바른 사람에게 다가 왔는지 인사하고 인사하고 어디에서 전화하고 전화 할 수 있는지 알려주십시오. 귀하의 전화를 통해 친절하고 전문적인 음색을 유지하십시오.

삼.

상황을 계속할 때 중요한 정보를 적어두고 다른 사람에게 정보를 반복하도록 요청할 필요가 없으므로 손에 쉽게 접근 할 수 있도록하십시오.

4.

토론을 요약하고 어느 누구도 말할 것도없고 친절하고 전문적인 방법으로 전화를 끊을 준비가되어 있는지 확인하십시오.

전화 받기

1.

친절하고 전문적인 방법으로 귀하의 사무실 프로토콜에 따라 전화 통화에 응답하십시오. 고용주가 귀하의 개인 이름과 함께 전체 회사 이름을 포함하여 전화에 응답하기를 원하는지 확인하십시오. 일정한 방식으로 통화에 응답하면 회사의 자신감과 응집력을 예측할 수 있습니다.

2.

발신자를 확인하십시오. 그녀에게 연락하기를 원하는 사람과 전화를 걸기 전에 추가 정보를 제공 할 수 있는지 알아보십시오. 전화를받는 사람에게 정확하게 정보를 제공 할 수 있도록이 정보를 적어 두십시오. 수신자에게 수신자의 정보를 제공함으로써 사용자는 이름으로 응답 할 수 있습니다.

삼.

올바른 직원에게 전화를 겁니다. 발신자에게 알맞은 직원에게 안내 할 것을 알리십시오. 감사하고 그에게 좋은 하루 되라. 통화 수신자에게 연락했으면 통화 상대와 통화가 참조하는 내용을 알려줍니다.

4.

전화를 걸려는 사람이 책상을 벗어나면 메시지를 듣거나 발신자에게 음성 메일을 보냅니다. 받는 사람에게 올바른 정보가 있는지 확인하고 적어 두거나받는 사람에게 보낼 전자 메일을 준비하십시오. 사무실에서 음성 메일 시스템을 많이 사용하는 경우 수신자의 음성 메일로 전화를 겁니다. 호출자를 올바른 내선 번호로 보내야합니다.

필요한 것

• 연락처 목록
• 메시지 패드

팁

• 직원이 회사의 전체 음성 메일 상자를 확인하여 통화가 손실되지 않았는지 확인하십시오.
• 음성 메일 시스템에는 종종 수신 제한이 있습니다. 새로운 통화 및 문제에 충분한 공간을 확보하기 위해 문제를 조정 한 경우 메시지를 삭제하십시오.
• 수신자가 올바른 사람에게 다가 갈 수 있도록 개인 음성 메일 인사말을 설정합니다. 친절하고 전문적인 메시지로 개인적인 것을 유지하십시오.

경고

• 귀환하지 않으면 귀사의 명성에 해를 입히고 사업을 잃을 수 있습니다. 가능한 한 많은 도움과 정보를 제공하여 직원들이 신속하게 전화를 받는지 확인하십시오.