정책 매뉴얼을 업데이트하는 방법

회사의 정책 설명서는 내부 운영을위한 청사진입니다. 회사가 직원들과 어떻게 상호 작용하고 비즈니스를 운영하는지에 대한 서면 가이드입니다. 정책은 출석, 안전 규칙, 고용 법의 법적 준수, 시설 관리 및 복장 규칙과 같이 비즈니스가 직원에게 기대하는 모든 측면을 다룹니다. 정책은 회사의 규칙과 절차 및이를 준수하지 않을 경우의 결과를 정의하는 지침입니다. 필요한 경우 정책 매뉴얼을 정기적으로 검토하고 업데이트해야합니다.

책임자

고위 경영진은 정책과 절차의 변경 사항을인지하고 승인해야하지만 많은 회사에서 인적 자원 담당자는 정책을 검토하고 업데이트해야 할 책임이 있습니다. 인적 자원 부서가없는 경우 고위 관리자가 정책 업데이트를 담당 할 수 있습니다. 정책은 관련 법률 및 규정에 따라야하며 정기적으로 변호사가 검토하도록하는 것이 좋습니다.

검토시기

고용, 산업 및 비즈니스와 관련된 법률이 지속적으로 변경되므로 정책 매뉴얼은 정기적으로 업데이트해야합니다. 분기 별 또는 매년 또는 회계 감사와 관련하여 법률에 따라 검토되어야합니다. 인적 자원 또는 비즈니스 입법 정보 서비스에 가입하면 회사 정책에 영향을 줄 수있는 입법 변경 사항에 대한 정보를 얻을 수 있습니다.

검토 할 내용

잠재 고객에게 적용 할 수있는 정책을 검토하십시오. 예를 들어, 회사의 IT 관리자가 자동 ​​전자 출석 시스템을 구현 한 경우 수퍼바이저가 수집 한 수동 작업 표를 나타내는 출석 기록 정책이 유효 기간이 지나치게 오래되어 잘못된 사용자를 대상으로합니다. 정책의 모든 단계를 검토하여 없애거나 간과하는 부분이 없는지 확인하십시오. 예를 들어 회사 안전 정책에서 사용 직후에 연장 코드를 보관해야하는 경우 연장 코드의 승인 된 사용 단계에서 코드를 감아 실용품 캐비닛에 보관하는 단계를 생략해서는 안됩니다. 법률 및 규정을 준수하는지 검토하는 것 외에도 현재의 관행 및 절차, 현재의 제품 및 서비스에 대한 정책을 검토하십시오.

업데이트 방법

정책 매뉴얼은 바인더에 함께 저장된 서면 정책의 종이 사본으로 워드 프로세서 형식의 마스터 사본으로 이루어집니다. 원본 복사본은 그대로 유지되며 후속 업데이트는 일종의 업데이트 번호 매기기 시스템으로 분류되어 변경 사항이 추적되고 날짜가 표시되며 가장 최신 버전이 기록되며 쉽게 볼 수 있습니다. 승인 된 업데이트는 전자 사본에 만들어지고, 인쇄되고, 인쇄업자에게 보내지고, 모든 관계자에게 배포되어 정책 변경에 대한 정보를 얻습니다. 갱신 된 정책의 수신 확인을 서명 한 경우가 종종 있습니다.