인보이스 실수를 수정하는 방법

인보이스 실수가 발생하고 대부분의 고객은 너무 복잡하지 않고 너무 자주 발생하지 않는 한 이러한 실수를 바로 잡는 과정을 이해하고 있습니다. 고객에게 전자 또는 지폐로 청구하는지에 상관없이 인보이스 실수를 신속하게 수정하고 변경 사항 및 해당되는 경우 그 이유에 대해 명확하게 알려야합니다. 마찬가지로 공급 업체에 회사에 발행 된 송장에 대한 실수를 수정하도록 요청할 때 명확하고 전문적으로 대응하면서 특정 오류를 해결하기위한 의견을 제시하십시오.

전자 실수

인보이스를 고객에게 보내기 전에 전자 인보이스 실수를 발견하면 자체 시스템에서 문제를 간단히 해결 한 다음 고객이 알지 못하는 상태에서 다른 인보이스를 인쇄하여 발급 할 수 있습니다. 대부분의 청구 시스템은 최종 인보이스에 변경 사항이 표시되지 않은 채 조정을 기반으로 잔액과 금액을 조정합니다. 이미 송장을 발행했지만 고객이 지불하지 않은 경우 실수를 설명하는 친절한 이메일을 보내거나 친절한 전화 통화를 한 다음 새 인보이스를 발행하십시오. 고객이 이미 지불 한 경우 향후 송장에 대해 수정 조정을하거나 실수를 수정하여 다른 인보이스 또는 크레딧을 발행하십시오.

손으로 쓴 송장 실수

손쉬운 인보이스의 실수는 잘못된 번호를 건너 가서 올바른 금액을 쓰면 해결할 수 있습니다. 그러나 새로운 인보이스로 다시 시작하는 경우 인보이스가 손으로 작성된 경우에도 더 전문적으로 보입니다. 순서 차이를 기록하기 위해 송장 번호가 매겨진 경우 무효화 된 청구서 사본을 보관하십시오. 고객에게 이미 제공 한 수작업으로 작성한 인보이스에 대한 실수를 바로 잡기 위해 수정 된 버전을 작성한 후 수정 내용을 설명하는 메모와 함께 우편으로 보내고 잘못되거나 수정 된 송장 사본을 보관하십시오.

반복되는 인보이스 실수

오류가있는 추가 또는 잘못된 가격과 같은 반복되는 인보이스 실수를 만드는 비즈니스는 오류 뒤에 체계적인 문제가있을 가능성이 큽니다. 정기적으로 가격 정보를 업데이트하지 못하는 등 반복되는 실수의 출처를 확인하고 체계적인 수준에서 해결하십시오. 예를 들어, 인보이스가 사례 가격을 나열해야 할 때 단일 품목의 가격을 반복적으로 나열하는 경우 두 가지 옵션 간의 차이점을 명확히하기 위해 품목 목록을 수정하십시오.

납품업자에게서 청구서 과오

공급 업체가 귀하에게 제공 한 송장에 실수를 한 경우, 지불 할 때 청구서 또는 지불 스텁의 금액을 수정하고 정정 문서를 제공하십시오. 실수는 분명하고 포장 설명과 모순되는 가격이나 양과 같은 설명이 거의 또는 전혀 필요하지 않은 경우가 많습니다. 실수가 큰 금액이나 추가 설명이 필요한 경우 회사의 회계 장부에 전화 또는 이메일로 문제를 해결하십시오.