워크 시트의 네 가지 유형의 데이터

조그마한 엄마와 팝 운영을 위해 일하거나 거대한 다국적 기업에 속해 있더라도 스프레드 시트는 귀사의 비즈니스에 매우 중요한 도구입니다. 모든 회사는 고객 목록, 재고, 매출 채권, 마케팅 담당자 등 다양한 종류의 데이터를 관리합니다. 스프레드 시트는 워크 시트 (스프레드 시트 파일의 단일 탭 또는 "페이지")에 정보를 입력하고 프레젠테이션 및 분석을 위해 정보를 조작하는 것을 용이하게합니다. 많은 다른 유형의 데이터 (및 특성화하는 많은 방법)가 있지만 비즈니스는 데이터 관리를위한 네 가지 주요 유형의 정보에 의존하고 있습니다.

달러, 달러, 달러!

들어오는 돈과 지출하는 돈을 추적하는 것보다 비즈니스에 더 중요한 요소가 될 수 있습니다. 스프레드 시트는 비즈니스 안팎으로 돈의 움직임을보고 분석하는 데 이상적인 도구입니다. 워크 시트의 한 부분을 포맷 할 수 있습니다 - 열, 행 또는 셀 범위 선택 - 수치 입력을 돈을 나타내는 것으로 인식합니다. 소프트웨어는 항목에 달러 기호를 적용하고 센트를 나타 내기 위해 소수점 이하 두 자리로 표시하는 등 돈 항목에 대해 선택한 서식을 자동으로 적용합니다. 예를 들어 미화 이외의 통화 단위를 선택하거나 센트 항목을 제거하는 등 많은 모양으로 모양을 수정할 수 있습니다. 이는 달러 금액이 많은 경우에 유용합니다.

번호 관리

기업은 돈 외에도 수많은 수치 데이터를 추적합니다. 그 중 일부는 회사 수의 차량 수 또는 고객이 전화로 연락 한 횟수와 같은 단순한 계산입니다. 다른 번호는 고객의 전화 번호 또는 직원의 사회 보장 번호와 같이 더 대표적입니다. 일부 기업은 위도와 경도 또는 국회 지구 번호와 같이보다 전문화 된 수치 데이터 목록을 유지할 필요가 있습니다.

스프레드 시트는 이러한 유형의 숫자에 대한 다양한 형식 지정 옵션을 제공합니다. 쉼표를 사용하거나 사용하지 않고 숫자를 표시하거나 대시 및 괄호가있는 표준화 된 스타일을 적절하게 사용할 수 있습니다. 전화 번호가 괄호 안에있는 지역 번호와 함께 나타나도록하거나 사회 보장 번호를 사용하여 적절한 위치에 대시를 포함시킬 수 있습니다.

데이터 유형으로서의 텍스트

고객 이름, 제품 설명, 도시, 국가, 전자 메일 주소 -이 모든 것들이 - 일상적으로 텍스트 형식으로 스프레드 시트에 입력됩니다. 텍스트는 분명히 데이터의 한 형태입니다. 예를 들어, 스프레드 시트는 텍스트 항목을 데이터로 인식하고 적절하게 조작 할 수 있기 때문에 긴 이름 목록을 거의 즉시 알파벳 순으로 정렬 할 수 있습니다.

텍스트 입력 필드를 신중히 고려하십시오. 예를 들어, 성의 각 필드에 고객의 이름을 입력 할 수 있습니다. 이렇게하면 첫 번째 또는 마지막 이름의 목록을 사전 순으로 정렬 할 수 있습니다. 마찬가지로 단일 셀에 전체 주소를 입력하는 것은 이러한 매개 변수에 대한 신속한 정렬을 위해 도시를 도시, 주 및 우편 번호와 같은 별도의 필드로 나누는 것만 큼 유용하지 않을 수 있습니다.

팁

• 날짜는 텍스트 형식이나 표준화 된 숫자 형식으로 작성할 수 있습니다. 워크 시트의 데이터 필드 나 셀 범위를 날짜 입력으로 식별하면 스프레드 시트가 숫자와 텍스트 표현 사이를 쉽게 전환 할 수 있습니다.

워크 시트 수식

데이터가 아니더라도 공식을 입력하는 기능은 스프레드 시트의 데이터 관리에 필수적인 기능입니다. 판매가 증가하고있는 곳과 떨어지는 곳을보기 위해 천 가지가 넘는 제품 각각에 대해 지난 5 년간의 매출을 검토하라는 요청을 받았다고 가정 해보십시오. 이와 같은 작업을 수동으로 수행하는 데는 며칠이 걸리지 않을 경우 며칠이 걸릴 것이며 놀라운 지루함이 필요합니다. 그러나 잘 짜여진 수식 또는 두 가지를 사용하면 스프레드 시트로 몇 초 안에 작업을 관리 할 수 ​​있습니다.