회의 일정 수립 방법

"나가고 싶지 않은 회의 중지"의 저자 인 스콧 스나 이어 (Scott Snair)에 따르면 많은 수의 사무실 회의는 자신의 의제를 준비하는 데 필요한 생각이 부족하기 때문에 비생산적이며 초점이 맞지 않습니다. 자신의 회의가 일상적으로 습관에서 벗어나거나 떠오르는 위기에 대응하여 함께 수선 되든 회의 의제를 수립하는 것은 효율성과 사기가 높아집니다.

회의의 목적을 정의하여 시간에 민감하고 실제로 필요한지 여부를 결정합니다. 회의 목적의 예로는 프로젝트 상태에 대한보고, 기존 아이디어에 대한 새로운 아이디어 및 해결책에 대한 브레인 스토밍, 피해 통제 관리, 새로운 정책 소개, 과제 할당 및 징계 조치와 관련된 행정 심의회 개최 등이 있습니다. 윤곽을 만들고 각 주제에 제목을 짧게 요약하십시오. 예:

Going Paperless - 전환 목표, 보안 문제 및 직원 교육 확인.

의제 주제에 기여할 수있는 요소가있는 개인을 이름으로 식별하여 그들이 기대하는 바를 이해하게하십시오. 예를 들어, 프로젝트 상태 보고서의 경우 프로젝트 관리자 만이 대변인으로 필요하며 모든 팀 구성원은 필요하지 않을 수 있습니다. 회의의 목적이 새로운 정책에 대한 아이디어를 모으는 것이라면 회의 참가자는 영향을받을 특정 직업 분류 또는 부서의 관심과 정서를 가장 잘 대표하는 사람들이 될 것입니다.

삼.

목록에있는 각 주제를 다룰 때 필요한 시간을 결정하십시오. 예를 들어 상태 업데이트는 각 참가자마다 10 분이 소요될 수 있습니다. 특히 회의가 매주 또는 매월 진행되고 모든 사람들이 이미 다양한 프로젝트의 기본 사항에 익숙한 경우 특히 그렇습니다. 토론이 할당 된 시간대에 걸쳐 실행되고 회의가 나중에 시간 또는 날짜에 계속되어야하는 경우 가장 우선 순위가 높은 주제를 먼저 의제에 배치하십시오. 실용적인 경우 참가자가 기존 주제 카테고리에 맞지 않는 주제에 대해 논의하기를 원하는 모든 사항에 대해 의제 끝에 "다른 비즈니스"슬롯을 포함하십시오.

귀하의 회의를위한 보충 자료가 회의 전에 배포되고 모든 사람들의 도착 즉시 나눠 져야하는지 결정하십시오. 참가자들이 토론중인 주제와의 관련성을 이해할 수 있도록 의제에서 이러한 항목을 참조하십시오.

회의 날짜, 시간 및 위치를 설정하고이 정보를 회의 의제 상단에 눈에 잘 띄게 배치하십시오. 참석자들이 준비 할 시간이 충분할만큼 사전에 충분한 일정을 배포하십시오. 그렇지만 멀리 설정할 필요가 없으며 잊어 버릴 수 있습니다. 적절한 경우 전날 알림을 보내십시오.