비즈니스 메모를 끝내거나 결론을내는 방법

비즈니스 소유자는 자신의 데스크를 방문하거나 이메일받은 편지함으로 들어오는 수많은 문서를 보유하고 있습니다. 비즈니스 리더로서 수많은 메모를 읽었으므로 의사 소통과 명확성은 행동을 취하는 데 필수적이라는 것을 알고 있습니다. 비즈니스 메모에는 5 가지 공통 유형이 있습니다. 사람들로 하여금 행동을 취하도록 격려하는 방식으로 메모를 마무리하십시오.

팁

• 업무 메모를 작성하는 것은 작성중인 메모 유형에 따라 다릅니다. 대부분의 메모는 필요한 다음 단계를 설명하는 행동 강령으로 체결됩니다.

결론 보고서

장기 프로젝트는 종종 진행 상황에 대해 관련 당사자를 업데이트해야합니다. 이 메모는 마지막 진행 보고서가 중단 된 지점, 현재 어떤 일정 및 다음 단계가 될지 설명합니다. 이미 취한 행동과 성과를 요약합니다.

예를 들어, 완료하는 데 6 개월이 걸릴 것으로 예상되는 클라이언트 용 웹 사이트를 코딩하는 경우 개발 보고서를 매달 보내 클라이언트를 업데이트 할 수 있습니다. 또한 발생한 모든 문제점을 식별합니다. 진행 보고서를 마무리하면 다음 단계를 설명하고 문제 또는 문제를 해결하기 위해 상대방으로부터 조치를 요청합니다.

회의록 메모

회의는 문제를 검토하고 결의안을 논의하고 행동을 승인하기 위해 함께 정신을 모으기 위해 일어난다. 회의는 종종 많은 정보를 다루기 때문에 그 중 일부는 다음 단계와 관련이 없기 때문에 메모를 사용하여 회의를 요약합니다. 이사회 회의는 예산 항목에 투표 할 수 있습니다.

새로운 마케팅 전략을 도입하는 방법에 대한 토론도있을 수 있습니다. 회의록 메모는 요점을 요약하고 각 당사자가 앞으로 나아갈 것으로 예상되는 것으로 결론을 짓습니다. 또한 날짜, 시간 및 위치와 같은 사용 가능한 경우 다음 회의 세부 정보를 설정합니다.

인시던트 보고서 결론

이 유형의 메모는 고객 또는 직원 파일을 문서화해야하는 상황이 발생할 때 사용됩니다. 귀하의 상점에서 누군가가 걷는 동안 떨어지면 고객과 관련된 사건 보고서가 필요합니다. 직원과 관련된 인시던트 보고서는 행동 강령 위반을 문서화 할 수 있습니다. 인시던트 보고서는 사건의 기록이며 인시던트 뒤의 날짜, 시간, 위치 및 상황을 포함합니다.

이러한 정보는 법적 또는 인적 자원 파일에서 발생한 문제의 증거로 유지 관리됩니다. 추가 조치가 필요한지 여부를 알려 인시던트 보고서를 작성하십시오. 누군가 상처를 입었다면 의학적 평가가 권장되는지 아니면 명령되었는지를 진술하십시오. 직원이 행동 규범을 위반할 경우 해당 징계 조치와 그 사건을 수행 할 교육을 명시하십시오.

팀 별 지침

메모를 사용하여 팀에 특정 지침을 제공 할 수 있습니다. 때로는 특정 규칙이나 절차가 변경 될 수 있습니다. 지침 메모는 이러한 변화를 설명하고 앞으로 나아갈 직원이 기대하는 바를 기술합니다.

예를 들어 의사의 사무실에서 날카로운 물건 (바늘이나 메스)을 다루는 새로운 절차가있는 경우, 각 직원은 변경 사항과 기대되는 새로운 행동을 설명하는 메모 사본을 받아야합니다. 지시 된 메모를 작성하여 필요한 조치를 분명하게 반복하고, 교육 날짜를 명시한 다음, 변경 사항에 대한 직원의 질문에 답변 할 것을 제안하십시오.

문의 응답 메모

직원, 고객 또는 파트너가 제품, 정책 또는 절차에 대해 문의 할 수 있습니다. 문의 응답 메모는 문의에서 제기 된 질문에 대한 답변입니다.

예를 들어, 직원이 창고에 장갑이 필요한 이유를 묻습니다. 이 메모는 건강 및 안전 규정을 개괄하고 안전 장비 사용을 명시한 다음 장갑이 창고에서 보호하기 위해 의도 한 실제 안전 문제를 다룰 것입니다. 이 유형의 메모는 조사 대상자에게 감사해야하며 정책이나 조치가 적절한 이유를 반복해야합니다.