표준 운영 절차 안내서는 어떻게 작성합니까?

비즈니스 조직은 잘 작성된 표준 운영 절차를 사용하여 신입 사원 교육을보다 효과적으로 수행 할 수 있습니다. 훈련 외에도 SOP 매뉴얼은 기존 팀 구성원에게 자주 사용하지 않는 절차에 대한 리소스를 제공하고 절차가 올바른 프로토콜로 수행되고 품질 관리가 유지되도록합니다. 표준 운영 절차서를 작성하려면 특정 프로세스와 관련된 단계를 명확하게 이해해야합니다.

핵심 프로세스 정의

귀사가 보유하고있는 핵심 프로세스를 모두 살펴보십시오. SOP 환경에서 개요 화되고 매핑 될 프로세스를 정의하기 시작합니다. 마지막 프로세스를 모두 매핑하지는 않지만 가장 중요하고 중요한 프로세스를 설정하는 것이 중요합니다. 예를 들어 식당에서는 특정 서명 요리가 어떻게 만들어 지는지 핵심 프로세스를 정의 할 수 있습니다. 중요한 것은 식당 청소 과정입니다. 각 프로세스를 맵핑 한 후 SOP 매뉴얼에 통합 할 수 있도록 핵심 프로세스 목록을 작성하십시오.

각 프로세스 맵핑

각 프로세스는 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계로 정의됩니다. 단계가 누락되면 주문이 분실되거나 지연되거나 최종 제품이 결함 일 수 있습니다. 매핑 은 워크 플로를 끌어 내고 있습니다.

예를 들어, 인터넷 문의 판매 프로세스에 대한 SOP를 작성한다고 가정 해보십시오. 먼저 정보를 요청한 후 전화, 이메일 또는 텍스트와 같은 리드를 처음으로 연결하는 방법을 매핑합니다. 처음에 잠재 고객에게 도달 할 수없는 경우 영업 팀이 각 연락처에 대한 특정 스크립트를 사용하여 후속 조치를 수행하는 횟수를 매핑하십시오. 잠재 고객이 귀하의 제품이나 서비스를 구매했는지 또는 보류하기로 결정했는지에 따라 일련의 후속 조치뿐만 아니라 잠재 고객에게 도달했을 때를 대비하여 다른 스크립트를 매핑하십시오. 매핑이 끝나면 간단한 단계로 프로세스를 작성하십시오.

체크리스트와 폼 만들기

모든 프로세스에서 팀원이 양식 또는 체크리스트를 따르는 것이 더 쉽습니다. 매핑 된 프로세스를 기반으로 포괄적 인 템플릿을 개발하십시오. 고객 인풋에서 특정 정보를 수집해야하는 경우 템플릿에 필요한 모든 정보가 간결하게 표시되어 있는지 확인하십시오. 팀원들이 SOP에서 모든 것을 기억한다고 가정하지 마십시오. 특히 클라이언트가 자신 앞에 앉아있을 때 특히 그렇습니다. 체크리스트와 양식을 프로세스 맵과 단계에 대한 부록으로 통합하십시오.

SOP 매뉴얼에 통합

각 프로세스를 매핑하고 지원되는 모든 문서 템플리트를 작성한 후이를 전체 SOP 매뉴얼에 통합하십시오. 부서별 설명서를 구성하십시오. 예를 들어, SOP 매뉴얼에 "영업", "운영"및 "배포"섹션이있을 수 있습니다. 각 섹션은 일반적으로 각 핵심 프로세스가 전반적으로 이루어지는 순서대로 해당 부서의 핵심 프로세스로 나뉩니다 "배송"섹션에는 "주문 받기", "배송을위한 포장", "배송"및 "후속 조치"가 포함 된 몇 가지 핵심 프로세스가있을 수 있습니다.

목차가있는 SOP 매뉴얼을 구성하고 각 프로 시저를 굵은 제목 머리글에 명확하게 나열하십시오. 팀 구성원이 매뉴얼을 쉽게 넘겨서 해당 부서에서 적절한 SOP를 찾을 수 있도록 탭을 포함 할 수도 있습니다.