회의를 효과적으로 조직하는 방법

대규모 또는 소그룹 회의를 주재하고 있는지 여부에 관계없이 귀하가 의장 인 경우 회의의 효과에 대한 책임을지게됩니다. 회의를 효율적으로 운영하고, 의제에 명시된 모든 주제를 다루고 모든 목소리에 귀 기울이는 기회를 제공해야합니다. 이러한 모든 기대를 충족시키기 위해서는 사전 계획을 세우고 현실적인 목표를 설정해야합니다.

예비

효과적인 회의는 일반적으로 자발적으로 발생하지 않으며 철저한 계획이 필요합니다. 회의 참석자와 회의 목적은 무엇인지 결정해야합니다. 회의의 당일 이전에 회원들에게 회의 일정을 설정하고 배포해야합니다. 직원들과의 상담을 통해 제시되는 주제가 적절하고시의 적절하다는 것을 확신 할 수 있습니다. 논의 될 모든 문서의 사본은 회의 날짜 전에 읽을 수 있도록 일찍 배포되어야합니다. 의제에 논쟁의 여지가있는 항목이있는 경우 사전에 핵심 멤버에게 말하고 지원을받는 것이 회의 중 원활하게 진행될 수 있습니다. 회의록을 기록하도록 다른 사람을 임명하십시오.

회의 중 작업

정시에 시작하십시오. 지키는 회원들이 한두 명의 혼란 된 동료를 기다리게하는 것은 무례한 일입니다. 각 의제 항목에는 시간 제한이 지정되어야합니다. 이 시간 가이드 라인을 준수하는 것이 의자의 역할입니다. 토론 시간이 거의 다되었을 때 2 ~ 3 분 경고를하십시오. 마지막 의견을 발표하고 그것에 대해 고수 할 것입니다. 효과적인 의자는 회원들이 반복적으로 논평하는 길고 잔인한 토론을 허용하지 않습니다. 어느 누구도 회의를 지배 할 수 없어야합니다. 효과적인 의자는이 문제에 대해 다른 목소리를들을 때가되었다고 정중하게 지적합니다. 문제가 투표로 통과 될지 합의가 이루어지면 결론을 내릴지 사전에 결정하십시오. 중요한 문제에 더 많은 시간이 필요한 경우, 다음 회의 의제에 항목을 표하십시오.

문제 해결

사전 계획은 문제를 제거하는 데 도움이됩니다. 가끔 문제가 발생하는 경우도 있습니다. 따라서 예기치 않은 문제가 발생할 것으로 예상하는 것이 좋습니다. 기술적 인 문제가있는 경우 (예 : 오디오 비주얼 프리젠 테이션 오작동을위한 프로젝터와 같이) 기술자를 찾아 도움을 요청하십시오. 한편, 다음의 안건 항목으로 진행하고 나중에 발표 할 것을 제안하십시오. 효과적인 의자는 시간 낭비를 허용하지 않습니다. 융통성있게 행동하고 예기치 못한 문제에 대한 정보를 공유하는 것을 두려워하지 마십시오. 예를 들어, 연사가 취소 된 경우 연사가 연기 된 경우 회의 시작시이를 발표하고 사람들이 부재 한 사실을 알게되고 필자가 아직 참석하지 않은 이유를 추측 할 때 피할 수없는 속삭임을 피하는 것이 가장 좋습니다.

후속 조치

효과적인 회의는 각 의제 항목에 대한 실천 계획을 제공합니다. 회의 초안은 가능한 한 빨리 모든 참가자들에게 추가 및 수정 요청과 함께 회람되어야한다. 변경이 이루어지면 의사록을 모든 이해 관계자에게 배포 할 수 있습니다. 이는 정보를 공유하고 모든 이해 당사자의 의견을 청취하고자하는 의지를 나타냅니다. 의장이 불만을 가진 사람을 만난다면, 다음 회의 전에 개별적으로 다가 가서 문제를 해결하는 것이 좋습니다.