절차서 작성 지침

절차 매뉴얼은 다양한 고용 설정을위한 유용한 도구입니다. 직원이 복사기를 작동하는 방법이나 필요한 건강 및 안전 교육을 완료하는 방법을 알 필요가 있는지 여부에 관계없이 절차 설명서에 단계에 대한 개요가 나와 있습니다. 많은 고용주들이 정책과 절차를 결합한 매뉴얼을 고안하지만, 정책은 규칙을 반영하는 반면, 절차는 프로세스와 프로세스를 반영하는 방법을 반영합니다. 효과적인 절차서를 작성하는 과정에서 절차 자체에 초점을 맞추고 직원들이보다 유용하게 활용할 수있는 정보를 제공하는 것이 필수적입니다.

자질

절차서는 읽기 쉽고 사용하기 쉬워야합니다. 절차서를 읽는 것만으로 자체 절차서를 요구하는 절차서는 어떤 직원에게도별로 유용하지 않습니다. 또한 절차서는 스타일, 디자인 및 정보를 포함한 모든 요소에서 일관되어야합니다. 절차서는 다른 사람들이 특정 업무를 완수 할 수 있도록 돕기 위해 작성되었으므로 독자를 염두에두고 작성해야합니다. 설명 된 프로세스는 명확하고 논리적이어야하므로 모든 독자가 어려움없이 절차를 수행 할 수 있습니다.

풍모

절차서는 상세한 정보 유형에 따라 특정 기능이 다양합니다. 그러나 대부분의 경우 효과적인 절차서는 독자가 자료를 따르는 방법을 알 수 있도록 명확하고 일관된 서식을 가진 설명서입니다. 단락은 혼동없이 시작되고 끝나야하며 독자는 한 단계가 끝나고 다른 단계가 시작되는지 궁금하지 않아도됩니다. 단계를 설명하는 과정에서 작가는 강력한 행동 동사를 사용하여 독자가해야 할 일을 정확하게 파악하고 적절한 설명과 옵션을 제공해야합니다. 모든 아이콘, 이미지 또는 그래프 / 차트는 이해하기 쉽고 따라하기 쉽습니다.

작문 스타일

절차서의 서면 양식은 명확하고 간결한 언어에 의존해야합니다. 모든 절차 정보는 정확해야하며 약어는 "식품 의약품 안전청 (FDA)"과 같이 괄호 안에 설명이 있어야합니다. 얼마 동안 유통 될 절차서에서, 구식이 될 수있는 특정 정보를 사용하지 마십시오. 기술 언어 및 전문 용어는 대부분 익숙하지 않아야합니다.

디자인

절차 매뉴얼의 디자인은 대략적으로 설명되는 절차의 유형에 달려 있지만 일부 설계 권장 사항은 모든 절차 매뉴얼에 적용됩니다. 좋은 절차 매뉴얼은 큰 공백을 사용합니다. 말하자면, 설명서는 인쇄물에 과부하가 걸리지 않고 오히려 독자를 겁주는 것을 피하기 위해 많은 들여 쓰기와 절 단락을 제공합니다. 효과적인 절차서에는 명확한 제목과 서브 제목뿐만 아니라 다른 적절한 레이블과 많은 요점이 요약되어 있습니다.

책임

절차서 작성 책임자는 주기적으로 절차서를 검토 할 책임이 있습니다. 자료가 관련성이 없어지면 제거하거나 업데이트해야합니다. 정보가 직원을 돕는 데 효과적이지 않으면 설명서를 개정하고 개선해야합니다. 절차서는 독자가 성취 할 수있는 작업만큼이나 유용하며, 매뉴얼이 그렇게하지 않으면 작가는 그것을 변경해야 할 책임이 있습니다.