전화 회의 에티켓

소기업은 값 비싼 개인 회의를 피하기 위해 전화 회의를 이용할 수 있습니다. 이는 비즈니스 위치에서 벗어난 비행기 비행을하는 고객 또는 고객과의 회의를 진행하는 데 특히 유용합니다. 클라이언트와의 전화 통화를 통한 의사 소통은 비언어적 인 의사 소통 및 고객으로부터의 단서를 볼 수있는 이점이 없으므로 직접 프레젠테이션보다 어려울 수 있습니다. 전반적으로 컨퍼런스 콜은 시간과 비용을 절약 할 수있는 실행 가능한 옵션이 될 수 있습니다.

전화하기 전에

회의 통화 중에 좋은 인상을주기 위해 중소 기업은 전화 회의가 시작되기 전에 작업 목록을 완료해야합니다. 여기에는 사무실에서 전화를 걸 수있는 조용한 방의 범위가 포함됩니다. 통화에 포함 된 모든 사람을 편안하게 수용해야합니다. 가급적이면 모든 사람이 전화에서 동등한 거리에 있도록 전화가 중간에있는 원탁을 포함하는 것이 좋습니다. 상대방이 명확하게들을 수 없어서 반복되는 어색한 시간을 피할 수 있습니다.

통화 중

전화 회의 참가자는 모두 회의록 앞에 의제가 있어야합니다. 그러면 통화가 계속 진행됩니다. 또한 한 사람은 통화 진행자로 임명되어야합니다. 이 사람은 주 연사가 될 것이며 통화가 주제와 업무에 머물러 있도록 할 것입니다. 진행자는 질문을하거나 말하기 전에 다른 사람들을 소개 할 수도 있습니다. 적절한 에티켓은 고객이나 고객이 전화 회의에서 누구와 통화하고 있는지 항상 알도록 지시합니다.

전화 후

메모를 작성하고 이메일을 보내거나 고객에게 팩스로 보내면 중소 기업을 대표하는 좋은 제스처입니다. 고객과 후속 조치 할 이유가 될뿐만 아니라 서비스의 위와 넘어갑니다. 이를 미리 알게함으로써, 통화 중에 메모를하고, 중요한 정보를 놓칠 수 있으므로 메모를하는 동안 계속 대화를 따라 가려고하는 것처럼 느껴지지 않도록 막을 수 있습니다.

참가자

모든 통화 참가자는 통화 중에 적절한 전화 회의 에티켓을 준수해야합니다. 여기에는 불필요한 움직임을 피하고 서류를 부스러기, 차례로 말하기, 다른 사람을 방해하거나 통화 중에 식사하거나 마시는 것이 포함됩니다. 일부 소규모 기업은 미팅 중에 프레젠테이션을 표시하면 모든 사람이해야 할 사항을 알 수 있으므로 이점이 있습니다. 이것은 또한 사람들이 서로의 말로 말 못하게함으로써 호출 중에 어색한 상황을 피할 수 있습니다.

고려 사항

사업체는 전화 회의에 적절한 장비가 있는지 확인해야합니다. 통화 대기 및 사무실 간 인터콤 시스템을 통해 통화를 중단 할 수있는 기능을 사용하지 않아야합니다. 각 전화 회의 전에 시스템이 제대로 작동하는지 테스트해야합니다. 컨퍼런스 콜을 준비하지 못하면 중소기업이 비즈니스의 다른 부분을 효과적으로 처리 할 수 ​​없다는 메시지를 보낼 수 있습니다. 전화 회의를 진행할 때는 준비가 중요합니다.