직원 파일 조직 팁

중소기업 소유주로서, 연방 및 주 법률의 준수를 보장 할뿐만 아니라 인적 자원 관점에서 정확한 직원 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 그 중요성 때문에 직원 기록은 필요할 때마다 정보를 찾을 수 있도록 체계적으로 정리해야합니다. 효율적인 직원 기록 시스템을 개발하고 관리하는 데 도움이되는 몇 가지 팁이 있습니다.

적절한 방법 선택

개인 스타일과 비즈니스 규모에 맞는 파일 보관 방법을 선택하십시오. 비즈니스 규모가 매우 작고 (예 : 직원이 두세 명 밖에없는 경우) 잠긴 파일 캐비닛에 저장된 마닐라 폴더에 서류 기록을 보관할 수 있습니다. 대기업의 경우 컴퓨터에 레코드를 저장하는 것이 훨씬 편리 할 수 ​​있습니다. 컴퓨터 파일을 종이로 백업하거나 디스크에 저장하여 백업하십시오.

표준화 된 양식 만들기

일관성과 정확성을 보장하기 위해 모든 직원에게 영향을 미치는 활동에 대한 표준화 된 양식을 개발하십시오. 일반적인 양식에는 성과 평가, 징계 조치 및 급여 조정에 사용되는 양식이 포함될 수 있습니다. 표준화 된 양식은 각 직원을 공정하게 대우하고 차별과 같은 혐의가있는 경우 문서를 제공하는 데 도움이됩니다.

연대순으로 파일 정렬

항목을 찾기 쉽도록, 특히 서류 정리 시스템을 사용할 때 문서를 시간순으로 정리하십시오. 구직 신청서, 이력서, 세금 및 정부 양식 (예 : W-4 및 I-9), 서면 구직 설명 및 비상 연락처 정보가 포함 된 신규 고용 서류로 각 파일을 시작하십시오. 연간 실적 평가와 같이 새로운 항목을 모두 추가하십시오. 각 직원에 대해 새 고용 정보 및 성과 평가와 같은 하위 폴더를 만들고 각 직원 내에서 시간순으로 문서를 정렬하도록 선택할 수 있습니다.

서명 된 계약 포함

귀하의 회사가 비경쟁 계약서, 비준수 합의서, 윤리 강령 또는 성희롱 규정과 같은 정책을 갖고있는 경우, 직원이 각자의 말을 읽고 이해하고이를 파일로 보관한다는 서명 된 확인서를 받아야합니다. 이러한 계약 중 하나를 위반하여 종업원을 해고해야하는 경우이를 보호합니다.

민감한 정보

직원은 직원 파일을 볼 수있는 법적 권리가 있음을 명심하십시오. 즉, 입력하려는 정보에주의해야합니다. 예를 들어, 직원의 인종 또는 성적 취향에 관한 염증에 관한 서면 의견을 작성하면 잠재적 인 소송에 직면 할 수 있습니다.