직장에서 이메일 존중

이메일은 가정과 직장에서 많은 사람들의 일상 생활에서 양방향 의사 소통의 유비쿼터스 형태입니다. 그러나 일부 근로자는 여유로운 개인 생활 방식을 정중 한 전문 환경에서 제대로 분리하지 못할 수도 있습니다. Nikita Garia는 "The Wall Street Journal"웹 사이트의 "India Real Time"섹션에 대한 기사에서 사용자의 즉각적인 사무실 환경에서 이메일 존중이 중요 할뿐 아니라 해당 지역 이외의 다른 비즈니스 관련 단체와 커뮤니케이션 할 때 직장 - 그리고 전 세계.

식자

이메일 메시지를 만들거나 응답 할 때 계속 컴포지션 모드에 있습니다. 문법, 철자법, 문장 구조 등 항상 훌륭한 작문 기술을 사용하도록 노력하십시오. 전체 조직이 같은 페이지에 있지 않는 한, 여유로운 작업 환경에서도 전문적인 언어를 사용하십시오. 작업장에서 직원에게 보내는 메시지는 문학 출판을위한 것이 아닌 의사 소통의 대체 수단으로 사용되지만, 에세이 또는 보도 자료와 같은 메시지 (소개, 본문 및 결론)가 여러 문장으로 길면 멋지게 꾸밀 수 있습니다 .

배상

받는 사람의 컴퓨터 화면에 새 전자 메일 메시지가 나타나는 방식을 상상해보십시오. 전자 메일 클라이언트 또는 프로그램의받은 편지함에는 메시지의 성격 (제목, 보낸 사람 및 날짜 / 시간)에 대한 정보 만 표시됩니다. 수신자가 전자 메일의 내용을 신속하게 파악할 수 있도록 전자 메일에 제목을 포함시킵니다. 또한 전자 메일 계정에 대한 완전한 소유권을 확보하고 개인별 맞춤 기능을 최대화하십시오. 예를 들어 전자 메일 설정으로 이동하여 성과 이름과 위치 및 부서를 기입하십시오. 이 동일한 정보를 포함하는 서명을 작성하십시오. 또한 해당되는 경우 주소, 전화 및 팩스를 나열하십시오. 이 의례는 발신자가 귀하의 신원을 확인하고 추가 정보를 추적하는 데 걸리는 시간을 줄이는 데 도움이됩니다.

전수

발신자가 빠른 회신이나 응급 상황을 원할 경우 가능한 빨리 새 메시지와 수신 메시지를 읽으십시오. 많은 이메일 프로그램에서 보낸 사람은 느낌표 "!"를 포함 할 수 있습니다. 마크는 중요도가 높음을 나타냅니다. 이메일이받은 편지함에 도착했음을 알리고 메시지를 읽었 음을 문서화해야하는 사람들에게 존경심을 나타내는 이메일 프로그램의 수신 통지 기능을 활성화하십시오. 덧붙여, 자동 알림 기능을 활성화하면 편집 된 이메일에 답장을 보내지 않아도 다음과 같은 줄을 지킬 수 있습니다. "이메일을 받았습니까?"

회신

가능한 한 인간적으로 가능한 한 빨리 전자 메일 메시지에 응답하십시오. 전화를 받으면 상대방과 발신자 모두 벨소리 횟수를 계산할 수 있습니다. 마찬가지로 이메일 발신자는 타임 스탬프를 사용하여 이메일 메시지를 읽고 응답하는 데 걸리는 시간 (분)을 계산할 수 있습니다. 예의 바른 것은 가능한 한 빨리 전체 응답을 작성하고 보내십시오. 또는 귀하가 메시지를 받았음을 전한 메시지와 전체 답장을 제출할 것으로 예상 할 때 개인적으로 짧은 메시지를 보냅니다. 동료는 당일 귀하의 접시에 이메일 메시지와 그 내용이 있음을 알게 될 것입니다.

보관 처리

가능한 한 오랫동안 직장 전자 메일 메시지를 저장하여 조직을 희생 시키거나 사무실 스토리지 리소스를 고갈시키지 않습니다. 일반적으로 전자 메일을 보내는 개인 또는 부서 이름이있는 폴더를 만든 다음 해당 폴더에 전자 메일을 자동으로 저장하는 필터를 설정합니다. 주기적으로받은 편지함을 지우고 새로 만든 폴더 나 휴지통에 이메일을 보관하십시오. 정해진 일수가 지나면 전자 메일을 두 번째 저장 위치에 저장하는 자동 보관을 설정합니다. 많은면에서 전자 메일은 공식 작업 공간 문서이며 메모 용지 나 "Re :"(관련) 편지를 종이에 입력하는 것과 같습니다. 제쳐두고, 이메일은 비즈니스를위한 법률 문제의 문서화 역할을 할 수도 있습니다.