현금 지급 시스템이란 무엇입니까?

모든 중소기업은 회사의 현금 지불을 효율적이고 안전하게 처리하는 현금 지출 시스템이 필요합니다. 미지급금 또는 A / P는 현금 지출과 밀접하게 연관되어 있으며 대부분의 거래는 현금 지불이 이루어지면 A / P를 통해 처리됩니다. 적절한 문서화는 효과적인 현금 지출 기능의 일부이며, 모든 현금 지출은 회사의 재무 기록에 기록되어야합니다. 우수한 내부 통제의 존재는 현금 지출에서 중요하며 합법적 인 거래에 대해 현금이 지급되도록 보장합니다.

채무 기능

A / P 기능은 회사의 공급 업체 및 채권자 거래에 대한 지불 승인을 담당합니다. A / P는 거래 관련 증빙 서류가있는 경우에만 지불 거래를 승인합니다. A / P는 거래 승인을 위해 필요한 서류 작업과 일치하기 때문에 사기 또는 잘못된 거래의 지급을 막기 위해 실제 지급액을 공급 업체 또는 채권자에게 기록하지 않는 것이 좋습니다.

거래 문서

대부분의 현금 지출은 인보이스 지불입니다. 예를 들어 인벤토리를 구매할 때 트랜잭션에 대한 지불이 이루어지기 전에 트랜잭션에는 구매 주문서와 상품 영수증에 대한 인보이스가 있어야합니다. 서비스의 경우 인보이스는 당사자 간의 업무 계약을 상세히 설명하는 계약서를 참조해야합니다. 누락 된 문서는 제품 또는 서비스의 제공 불능 또는 사기 행위와 같은 불완전한 거래의 징후 일 수 있습니다.

트랜잭션 기록

귀하의 비즈니스가 특정 가격으로 가치가있는 품목을 구매하거나 수령하면, 그것은 부채 또는 현금 계정에 대한 크레딧으로 기록됩니다. 부채로 기록 된 신용 거래는 미래의 날짜에 지급되며 필요한 서류가 접수되면 부채가 인출되고 현금은 지불 금액으로 적립됩니다. 재무 기록에 트랜잭션 기록을 작성한 다음 공급 업체에게 발행 한 수표 또는 전자 지불을 생성합니다.

내부 통제

현금 지출을 통제하기 위해서는 내부 통제가 중요합니다. 이상적으로 A / P 직원은 무효 거래를 방지하기 위해 현금 지출을 담당해서는 안됩니다. 이러한 의무의 분리는 귀하의 현금 계좌를 보호 할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스가이 약정을하기에는 너무 작 으면 A / P와 관련이없는 직원이 매달 귀하의 은행 계좌를 조정하고 현금 지불이 유효한 거래를위한 것인지 여부를 평가하기 위해 현금 지불에 대한 임의의 감사를 수행해야합니다.