전자 문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

종이 문서 및 파일을 유지 관리하는 것은 조직에 비싼 제안입니다. 서류는 파일 폴더에 넣고 값 비싼 서류 캐비닛에 넣어야하며, 사무실 부동산은 보관을 위해 따로 보관해야합니다. 파일이 필요할 때 검색 한 다음 다시 한 번 파일을 정리해야합니다. 이러한 문제 때문에 많은 기업들이 전자 문서 관리 시스템으로 옮겼습니다. 많은 시스템을 사용할 수 있지만 모두 유사한 기능을 제공합니다.

도착 스캔

문서가 전자 문서 관리 시스템을 사용하는 사무실에 도착하면 대량 스캐너를 사용하여 스캔됩니다. 이 스캐너는 한 번에 여러 페이지를 처리 ​​할 수있는 낱장 공급 장치와 함께 복사기와 매우 유사하게 작동합니다. 문서가 스캔되면 점원이 이름, 파일 번호 또는 기타 추적 코드를 지정합니다. 전자 문서가 작성되면 원본 종이 문서를 분쇄 할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어

전문화 된 문서 관리 소프트웨어는 개별 파일을 구성하고 저장하는 데 사용됩니다. 이러한 도구는 각 문서의 내용을 읽는 강력한 광학 문자 인식을 사용하여 저장 및 검색 프로세스를 단순화합니다. 이 정보는 전자 파일의 일부로 저장되므로 데이터베이스에 저장된 각 문서의 내용을 검색 할 수 있습니다. 직원은 특정 키워드를 포함하거나 다른 변수를 사용하는 특정 클라이언트의 모든 문서를 검색 할 수 있습니다. 파일 작성자의 시간 중 보통 몇 시간이 걸리면 몇 분 안에 누구든지 완료 할 수 있습니다.

전자 라우팅

일단 문서가 스캔되고 나면 점원은 그것을 검토 할 수 있도록 조직 내 모든 사람에게 전달할 수 있습니다. 전통적인 용지 환경에서이 작업은 수동으로 파일을 제공하는 것과 관련이 있습니다. 파일이 누락되거나 다른 직원이 사용할 수없는 며칠 또는 몇 주 동안 직원의 책상에서 시들어가는 것이 일반적이었습니다. 문서 관리 시스템을 사용하면 조직의 모든 사람이 즉시 검토 할 수 있습니다. 사무실이나 영토 사이에서도 모든 문서를 직원간에 즉시 전달할 수 있습니다.

향상된 보안

모든 전자 문서는 은행에서 사용하는 것과 유사한 고급 보안 프로토콜을 사용하여 보호 할 수 있습니다. 특정 직원 만 특정 정보에 액세스 할 수 있도록 문서를 보호 할 수 있습니다. 잠긴 파일 캐비닛은 암호로 보호 된 보안 시스템으로 대체되어 정보가 잘못된 손에 떨어질 가능성을 크게 줄입니다. 영업 부서는 모든 직원이 사용할 수있는 문서를 저장할 수있는 반면 중요한 정보는 완벽하게 보호되는 인적 자원을 보장 할 수 있습니다.

오프 사이트 백업

문서 데이터베이스는 모든 장치에 쉽게 저장할 수 있습니다. 기본 저장 장치는 주로 회사의 주 사무실에 있으며 대개 IT 부서에있는 서버에 있습니다. 데이터는 쉽게 백업되어 오프 사이트에 저장됩니다. 이는 수분 손상이나 화재로 쉽게 파괴 될 수있는 서류 파일보다 엄청난 개선입니다. 문서 데이터베이스의 전체 사본을 오프 사이트에 보관하면 비즈니스 연속성이 뛰어나고 재난으로 인해 중요한 정보가 손실되지 않도록 할 수 있습니다.