고용 증명 파일 시스템의 유형

미국에서는 모든 회사 직원이 합법적으로 일할 권한이 있는지 확인하는 것은 고용주의 책임입니다. 이 전제는 단순한 것처럼 보일 수 있지만 대규모 인사 부서 또는 전담 HR 담당자가없는 중소기업 소유자 인 경우 법적인 복잡성을 이해하는 것이 어려울 수 있습니다. 다행스럽게도 직원의 적격성 정보를 체계화하는 데 도움이되는 서류 정리 시스템을 만들기 위해 고용 법에 대한 배경 지식이 필요하지 않습니다.

I-9 양식

미국 시민권 및 이민 서비스에 따르면, 미국의 모든 고용주는 고용 된 모든 개인에 대해 I-9 양식을 작성하고 보유해야합니다. 여기에는 미국 시민권 자 및 비 시민권 자 모두가 포함됩니다.이 양식의 제 1 항은 일반적으로 직원이 작성하며 법적 이름, 생년월일, 주소 및 사회 보장 번호를 포함하여 직원의 정보를위한 영역으로 구성됩니다 . 섹션 2는 고용주가 작성한 것으로 고용주가 근로자의 노동 허가 서류의 정보를 기입하는 곳입니다. 승인 된 노동 허가 서류에는 유효한 운전 면허증과 사회 보장 번호, 미국 여권, 영주권 카드가 포함됩니다.

완성 된 I-9 양식 제출

많은 고용주가 운전 면허증이나 여권과 같은 직원 신원 확인 서류의 사본을 만듭니다. 그런 다음 작성 및 서명 된 I-9 양식을 신원 확인 문서와 별도로 제출합니다. I-9 파일과 식별 문서는 일반적으로 개인으로 표시되거나 잠긴 파일 인 보안 파일입니다. 고용주는 신원 도용을 방지하고 개인 정보가 사적으로 유지되도록하기 위해이 작업을 수행합니다.

응용 프로그램 파일

대부분의 고용주는 직원 응용 프로그램을 파일로 유지합니다. 법에 따라 직원 응용 프로그램과 I-9 양식을 별도로 제출해야하는 것은 아니지만 대부분의 HR 부서에서는 그렇게합니다. 이 신청은 USCIS 또는 미국 노동부 (US Department of Labor)의 고용 확인 감사에 직면 한 경우 서류 신청서, 기밀 유지 계약서 및 기타 정보가 담긴 수백 개의 파일을 파기보다는 정보를 찾는 것이 훨씬 쉬워지기 때문에 수행됩니다 약물 검사 결과와 같은 직원 양식. I-9를 별도로 제출하는 또 다른 이유는 I-9가 일반적으로 직원의 국적에 관한 정보를 갖고 있기 때문입니다. 이 정보가 안전하게 정리되면 고용주는 다른 직원이 자신의 인종에 따라 직원을 차별하는 것을 막을 수 있습니다.

파일 보관

I-9는 USCIS로 보내지지 않습니다. USCIS는 고용주와 함께 보관됩니다. USCIS에 따르면, 이 양식은 고용 날짜 이후 최소 3 년 동안 또는 직원 종결 후 최소 1 년 동안 보관해야합니다. 일부 회사는 파일을 최소 요구 사항보다 오래 보관하고 구형 I-9에 대한 추가 파일 시스템을 만듭니다.