직원들에게 기밀 보고서를 작성하는 방법

경고

• 기밀성에 대한 기대는 법이 요구하거나 조직의 정책에 관계없이 전문적이고 법적 책임을 지닙니다. 기밀성을 유지하지 않으면 소송이 발생할 수 있으며 경력에 해를 끼치고 조직에 영향을 미칠 수 있습니다.

내부 의사 소통은 대기업 또는 중소 기업, 교회 또는 비영리 단체 또는 관공서 등 모든 조직의 특징입니다. 대부분의 의사 소통은 얼굴을 마주 보며 회의를하거나 전화 또는 화상 채팅을 통해 구두로 진행되지만 서면 통신은 모든 조직에서 중요한 역할을합니다. 문서는 신중하고, 단호하고, 명확하게 의사 소통 할 수있는 기회를 제공합니다. 또한, 전달되는 아이디어와 정보, 작업 요청 및 관리 또는 직원 기대에 대한 영구적 인 기록을 제공합니다. 문서는 광범위하고 자유로운 배포를 목적으로 작성 될 수 있습니다. 그러나 때로는 기밀 보고서를 보내야 할 수도 있습니다. 이는 기밀 문서를 보내야 할 수도 있습니다. 즉, 한 명의 직원이나 소규모의 선택된 수취인 그룹 만 볼 수 있도록 의도 된 "눈 전용"문서를 보내야 할 수 있습니다. 조직에서 기밀 보고서 템플릿을 사용해야 할 수도 있지만 그렇지 않은 경우 기밀 보고서를 보낼 때 프로토콜을 준수하는 것이 중요합니다.

Lingo를 알아라.

조직은 일반적으로 기밀 보고서에 대해 고유 한 용어를 사용합니다. 예를 들어, 연방 정부는 매우 제한된 배포를위한 다양한 유형의 정보를 구분하기 위해 "일급 비밀", "기밀 비즈니스 정보", "영업 비밀"또는 "내부 및 심의"와 같은 용어를 사용합니다. 이 용어는 서로 다른 의미를 지니 며 서로 다른 수준의 문서 보안을 요구합니다. 그러한 서류를 보내는 개인뿐만 아니라이를받는 개인은 각 기밀 유지 수준과 관련된 요구 사항을 알고 있어야합니다.

대기업은 또한 유사한 구별을하는 경향이 있으며 정부 자체의 요구 사항을 적절히 적용 할 수 있습니다. 소기업은 일반적으로 덜 공식적인 방법을 사용하지만 기밀 유지가 잘 유지 될 것으로 기대합니다. 기밀로 유지하려는 보고서를 작성하는 경우 조직의 용어를 잘 알고 있어야합니다.

의정서를 아십시오

기밀 전송에는 특별한 처리가 필요할 수 있습니다. 아마도 전자 메일 배달은 금지되어 있으며 기밀 문서는 직접 배달해야합니다. 특별한 폴더 나 봉투가 필요할 수도 있고 굵은 "눈 전용"스탬프가 필요할 수도 있습니다. 일부 조직에서는 기밀 문서를 타인에게만 입력 또는 복사 할 수 있습니다. 이러한 통신을 위해 허가 된 개인은 기밀 문서를 만들 수있는 유일한 사람 일 수 있으며, 아마도 전문 교육과 인증을 거친 것일 수 있습니다. 마찬가지로 기밀 정보의 수령인은 조직의 인증을 받아야 할 수도 있습니다.

기밀 문서를 작성하는 사람은 내부 요구 사항을 알고 편지에 따라야합니다. 수신자 또는 수신자는 회사 프로토콜에 익숙해야하므로 루프의 모든 당사자가 그에 따라 기밀을 유지할 수 있습니다.

당신의 목적을 이해하십시오.

이러한 단계가 명시 적으로 요구되거나 비정상적으로 중요한 정보를 보호해야하는 경우에만 통신을 기밀로해야합니다. 예를 들어, 관리자는 매년 직원에게 서면 실적 보고서를 보내고 연간 기밀 보고서 형식을 사용하여 보고서를 작성하고 전송해야합니다. 이 경우 기밀 유지의 필요성은 자명합니다.

반면에 직원에게 보내는 임시 이메일에는 광범위하게 배포해서는 안되는 민감하고 전략적인 정보가 들어있을 수 있습니다. 이 경우 전자 메일의 보낸 사람은 전자 메일의 내용을 보호하기 위해 기밀성을 요구할 수 있습니다. 각 행사에서 기밀성의 필요성을 인식하는 것은 적절한 의사 소통의 첫 번째 단계입니다.