정책 및 프로 시저 작업 개요를 쓰는 방법

단계별 지침을 작성하는 것이 지루하기 때문에 정책 및 절차 작업 개요를 작성하는 것이 모든 사람 버킷 목록의 맨 위에 있지 않습니다. 이러한 노력을 성공적으로 수행하려면 작업 분석에 참여하고 작업 지시서 작성을위한 간단한 모델을 따라야합니다. 개요에는 작업의 모든 단계가 포함되어 있지는 않지만 주요 단계가 포함되어야합니다. 귀하의 목표는 사용자가 쉽게 따라 할 수 있도록 개요를 작성하는 것입니다. 즉, 개요를 작성하기 전에 대상을 정의해야합니다.

고려 사항

"정책"과 "절차"의 의미를 구분하십시오. 정책은 규칙을 정의하거나 여러 근로자에게 영향을 미치는 문제에 대한 조직의 공식 입장을 설명하는 문장, 단락 또는 단락 그룹입니다. 좋은 정책은 또한 조직 구성원에게 왜 중요한지를 설명합니다. 이 절차에서는 조직의 규칙이나 직위가 어떻게 구현되는지 설명합니다. 정책에는 관련 절차가 없을 수도 있지만 많은 절차가 동일한 정책에 속할 수 있습니다. 사용자가 정책 작업 개요를 이해하려면 익숙하지 않은 용어를 정의하고 관련 절차를 참조하십시오.

포맷과 물질

업무 개요에 대한 독립형 형식을 디자인하거나 조직에서 게시 한 템플릿 또는 지침 집합을 따르십시오. 형식을 갖추면 작업을 분석 할 준비가 된 것입니다. 작업을 직접하거나 작업을 수행하는 다른 사람을 관찰하십시오. 여러 번 수행 할 수도 있습니다. 작업을 분석하십시오. 프로세스의 주요 단계를 확인하고 사용자가 작업 개요에서 일련의 단계를 따라 결정해야하는지 여부를 고려하십시오. 예를 들어, 선물을 포장하는 경우 사용자는 용지의 끝이 상자의 측면에 또는 상자의 상단 또는 하단 가장자리를 따라 들어가는 지 일찍 결정할 수 있습니다.

언어

작업 개요에서 단어를 선택하는 것이 중요합니다. 업무 개요를 읽을 사람과 그들이 가지고있는 훈련 및 경험의 수준을 확인하십시오. 경험이없는 경우 개요를 자세히 설명해야합니다. 간단한 언어 사용 - 강력한 동작 동사와 연결 단어. 불필요한 단어를 삭제하십시오. 예를 들어, 사용자에게 "포장지 양 끝을 상자의 아래쪽 가장자리를 따라 수직 대칭 선을 따라 정렬하여 포장지 상자를 감싼다"는 말은 어리 석고 혼란 스럽습니다. 더 나은 말씨는 "선물 종이를 아래로 향하게해서 평평한 바닥에 놓고 선물 상자의 중앙에 선물 상자를 놓고 하단 가장자리가 위를 향하게합니다 양쪽 가장자리에 선물 종이를 접어서 양쪽 가장자리가 중간." "대칭의 수직선"과 같은 의미와 전문 용어를 향상시키지 않는 형용사는 피하십시오. 예를 들어, "선물 포장지"대신 "선물 용지"또는 "포장지"라고 쓰면 사용자는 자신의 의미를 이해해야합니다.

스타일

글 머리 기호 및 번호 매기기 목록은 쉽게 따라 할 수 있습니다. 작업 개요를보다 유용하게 만들려면 다음과 같은 다른 팁을 시도하십시오. 첫째, 한 문장 또는 두 문장과 같이 가능한 한 짧게 목록의 각 항목을 유지하십시오. 둘째, 절차의 구현을 시각화하십시오. 일관성을 목표로 여러 사용자가 개요를 따라 작업을 수행 할 수 있도록하십시오. 마지막으로 독자가 작업 개요를 검토하고 불분명 한 언어와 불필요한 단어를 찾습니다. 검토 자에게 개요에있는 단계를 시도하고 그들이 처음부터 끝까지 쉽게 따라갈 수 있는지 확인하십시오. 검토자가 문제를 확인한 후에는 정책 개요, 절차 매뉴얼 및 직원 교육에 대한 작업 개요가 준비되어 있습니다.