새로운 회사 정책 메모를 작성하는 방법

사업주는 새로운 정책과 절차를 만들 많은 이유가 있습니다. 사업장에는 모든 직원이 작성한 직원 핸드북 및 운영 핸드북이 있어야합니다. 이 책은 회사 정책 기록을 유지합니다. 정책이 변경되거나 새로운 정책이 구현되면 고용주는 직원에게 변경 사실을 알릴 필요가 있습니다. 새롭거나 업데이트 된 회사 정책에 대한 메모를 쓰는 것이 첫 번째 단계입니다.

메모 형식

Microsoft Word와 같은 대부분의 비즈니스 워드 프로세싱 프로그램에는 비즈니스 메모 용 템플릿이 있습니다. 템플릿을 사용하면 메모 서식을 쉽게 지정할 수 있습니다. 메모 서식을 지정하기 위해 템플릿에 구성 요소를 추가하기 만하면됩니다. 대부분의 템플릿은 큰 글꼴로 메모 또는 메모 를 맨 위에 배치합니다. 또한 더 작은 글꼴에 기밀 또는 내부 전용 등의 투명화기를 포함 할 수 있습니다. 이것은 모두 페이지 헤더에있을 수 있습니다.

메모의 본문은 블록 형식이라고하는 비즈니스 형식을 사용해야합니다. 각 섹션을 왼쪽 여백에 맞추고 각 블록을 줄 간격으로 구분하십시오. 비즈니스 글꼴 선택은 Courier, Arial 또는 이와 유사한 것이어야합니다. 요점은 읽기 쉽다는 것입니다. 비즈니스 글꼴 크기는 대개 12 포인트입니다.

첫 번째 블록은 배포, 날짜 및 제목 섹션입니다. 예 :

받는 사람 : 모든 직원
보낸 사람 : 운영 이사
날짜 : 2017 년 3 월 1 일
제목 : 지정되지 않은 주차 공간.

수령인은 메모를 보낸 사람, 사본을받는 사람, 메모의 날짜 및 목적을 명확하게 파악해야합니다.

메모에 정보 제공

법이 변경되었거나 문제를 일으킨 일이 발생하여 메모가 생성 될 가능성이 큽니다. 미래의 문제를 예방하기 위해 비즈니스는 새로운 정책을 구현하고 있습니다. 새로운 법률을 언급하는 것이 완벽하지만, 새로운 정책을 창안 한 개별 사건을 결코 인용해서는 안됩니다. 직원을 구체적으로 언급하지 말고 메모에 염증 또는 비하를 피하십시오. 전문적으로 톤을 유지하고 독점적으로 사실에 충실하십시오. 예를 들어, 새 사물함 정책이 구현되는 경우 언어가 비난적이거나 이전 직원 절도를 언급해서는 안됩니다.

메모의 본문

메모의 본문은 비즈니스를위한 블록 형식 스타일을 사용하는 하나 이상의 단락이 될 수 있습니다. 메모에는 기존 정책 및 새로운 정책을 새로운 정책의 발효 일과 함께 명시해야합니다.

새 정책과 관련된 추가 정보를 제공해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 회사는 새로운 연방 규정으로 인해 위치에 대한 안전 프로토콜을 변경해야 할 수 있습니다. 기존 정책의 변경 사항을 강조 표시하고 이전 정책과 새 정책이 어떻게 다른지 명확하게 정의하십시오. 기존 정책 매뉴얼에있는 정책 이름과 섹션 또는 페이지 번호를 설명하여 기존 관련 정책을 참조하십시오.

직원들이 올바른 버전을보고 있음을 알 수 있도록 각 정책 설명서의 날짜가 기입되어야합니다. 새 정책 메모에서 변경 사항을 참조 할 때 참조되는 매뉴얼의 날짜를 포함 시키십시오.

배포 목록

고용주는 메모를 받아야하는 모든 직원이 사본을 확실히받을 수있는 방법을 찾아야합니다. 모든 회사가 모든 직원을 이메일 배포 목록에 보유하지는 않습니다. 모든 사람이 메모를 받도록하려면 모든 직원이 검토 할 수 있도록 노동청 및 OSHA 포스터를 보관하는 곳에 게시하십시오. 전자 메일이있는 직원의 메일 그룹을 전자 메일로 보냅니다. 급여 명세서와 함께 메모를 포함하거나 관리자에게 각 직원에게 사본을 제출하고 변경 사항에 관한 회의를 진행하도록 요청하십시오.